in

Những kỹ năng tổ chức sự kiện cho người mới bắt đầu

  • Người mới bắt đầu cần rèn luyện kỹ năng gì?
  • Làm sao để phát triển ý tưởng trong đầu thành một sư kiện quy mô và thành công như mình mong muốn?
  • Làm sao để biết bạn có đang đi đúng hướng của một nhà tổ chúc sự kiện?

Bài viết sau đây sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề, cũng như kỹ năng mà một nhà tổ chức sự kiện cần có.

Kỹ năng tổ chức sự kiện – những điều bạn cần biết

Công việc của một nhà tổ chức sự kiện

Một nhà tổ chức sự kiện phải làm việc ở nhiều lĩnh vực trong cuộc sống. Đây chính là người sẽ đứng ra chịu trách nhiệm trong toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện.

Bạn cần phải lên nội dung, ý tưởng, lịch tổ chức cũng như là kế hoạch tổ chức sự kiện và lập báo cáo hằng ngày. Vận hành nó bằng kinh nghiệm của mình và theo yêu cầu của khách hàng.

Tùy vào từng hình thức sự kiện để có thể lên nội dung và kế hoạch phù hợp.

Chuẩn bị trước khi sự kiện diễn ra

  • Gặp gỡ khách hàng, trao đổi chi tiết về nhu cầu của khách hàng và loại hình sự kiện cần tổ chức.
  • Nắm bắt và tư vấn cho khách về tổng quan: địa điểm, phạm vi, thời gian, ngân sách dự tính…
  • Báo giá cho nhà đầu tư.
  • Chuẩn bị sẵn từ tài nguyên của công ty hoặc phối hợp với các công ty về dịch vụ sự kiện khác như trang thiết bị âm thanh ánh sáng, Mc dẫn chương trình, ca sĩ, Pg, lễ tân…
  • Sau khi đã đầy đủ các thông tin cần thiết, lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện, trình lên nhà đầu tư.

Tiến hành sự kiện

Không chỉ chuẩn bị kế hoạch, một nhà tổ chức sự kiện cần sát cánh trong toàn bộ quá trình diễn ra. Đảm bảo nhà đầu tư hài lòng, đạt được mục đích mong muốn và người tham dự có cái nhìn tích cực

  • Lên kế hoạch dự phòng, chuẩn bị nhân sự và trang thiết bị thay thế.
  • Ứng biến trong các trường hợp xảy ra sự cố.

Kết thúc sự kiện

  • Cùng kiểm tra lại hóa đơn, trình lên với nhà đầu tư và ban giám đốc công ty tổ chức sự kiện
  • Hai bên kiểm tra không còn gì sai xót, tiến hành thủ tục thanh lý hợp đồng
  • Trong một vài trường hợp sau khi kết thúc sự kiện sẽ phải ở lại thu dọn đồ đạc, trang thiết bị…
Điều cơ bản nhất của một nhà tổ chức sự kiện là cần hiểu rõ công việc và quy trình hoạt động sự kiện.

Kỹ năng cần rèn luyện của một nhà tổ chức sự kiện

Kỹ năng thích nghi với hoàn cảnh và cập nhật

  • Mỗi sự kiện đều có những đặc điểm riêng, không nên áp dụng mọi sự kiện theo một khuôn khổ, hãy phân tích và tìm hiểu những điểm mạnh và điểm yếu của nó
  • Thậm chí khi bạn nhìn vào lịch trình hoặc kế hoạch của một người khác, bạn cũng sẽ nhận ra những điểm không phù hợp và thiếu sót cho kế hoạch chuẩn bị của mình. Đây cũng là cách hay để bắt đầu một sự kiện mới mà bạn chưa từng thực hiện trước đó.
  • Tổ chức sự kiện là một công việc luôn đổi mới, vì vậy hãy luôn biết cách cập nhật xu hướng và ứng dụng những điều mới mẻ.
  • Luôn biết tận dụng những gì có sẵn, hoặc nhờ những chuyên gia trong lĩnh vực bạn đang thực hiện, có thể điều này sẽ làm bạn hao tổn thêm chi phí.

Kỹ năng giao tiếp, thuyết trình

  • Bất kể một sự kiện nào cũng cần có sự kết nối với các đơn vị xung quanh. Một kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn xin được chi phí từ nhà tài trợ, phối hợp tốt với các đơn vị tổ chức sự kiện liên quan.
  • Sau khi lên kế hoạch, bạn cũng cần phải thuyết trình trước công ty và các nhà đầu tư, đảm bảo nói rõ ràng để họ hiểu được ý tưởng của mình.
  • Bên cạnh đó, kỹ năng giao tiếp cũng quan trọng trong việc gắn kết nhóm, truyền động lực và cảm hứng cho những người tham gia tổ chức sự kiện.
  • Quan trọng hơn hết, đó là hãy học cách lắng nghe đối tác của bạn trình bày, thay vì cứ thao thao bất tuyệt về kế hoạch của mình.

Kỹ năng tổ chức

  • Đây là kỹ năng cần rèn luyện quan trọng nhất và cũng là điều có thể học được.
  • Yếu tố quan trọng trong tổ chức đó là “chi tiết” và “logic”.
  • Bạn càng chịu khó tham gia vào nhiều sự kiện với vai trò tổ chức, bạn sẽ có nhiều kinh nghiệm và kỹ năng tổ chức sẽ càng tốt hơn.

Kỹ năng xử lý tài chính và ngân sách

  • Có ý tưởng, dự trù kinh phí rõ ràng khi bắt đầu các bước lên kế hoạch.
  • Đưa ra các câu hỏi, để tìm ra đâu là các hạng mục cần ưu tiên.
  • Lưu lại các hóa đơn cũ, với các giao dịch liên quan, từ đó xây dựng dự trù chi phí chính xác.
  • Một kỹ năng đàm phán tốt có thể sẽ giúp bạn giảm thiểu được chi phí khá hiệu quả. Cách tốt nhất đó là hãy chắc chắn ràng bạn đang đàm phán với đúng người.

Kỹ năng kỹ thuật, thành thạo công nghệ

  • Kỹ thuật là kỹ năng có thể học nhanh, nếu bạn chú tâm. Nếu bạn thành thạo công nghệ và biết áp dụng thì đây là một lợi thế khi tổ chức sự kiện.
  • Cơ bản nhất thì đó là kỹ thuật về đánh máy tính, sử dụng word, excel…
  • Điều này rất hữu dụng trong trong việc viết kịch bản chương trình, xây dựng content, truyền thông…

Tố chất để trở thành nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Khả năng nói chuyện khéo léo, truyền đạt rõ ý, dễ hiểu. Hãy học thêm cách sử dụng ngôn ngữ hình thể để cuộc nói chuyện có hiệu quả tốt nhất

Có nhiệt huyết và đam mê với công việc tổ chức sự kiện. Công việc thường rất khó khăn, nếu không thực sự yêu nghề thì sẽ dễ nản và bỏ cuộc.

Tác phong linh hoạt, nhanh nhẹn và sáng tạo trong công việc. Cần phải ứng biến và xử lý các sự cố nhanh chóng.

Sáng tạo, đảm bảo tạo ra sự độc đáo, ấn tượng. Đây chính là một trong những yếu tố tạo ra sự thành công của một sự kiện. Đừng làm một cách rập khuôn nhất định.

Có sự quan sát tốt và kỹ càng. Đây cũng là một trong những công việc của nhà tổ chức, hãy đảm bảo mọi thứ luôn đúng chỗ, từ chậu hoa, cây cảnh, biển hiệu hay lối ra vào.

Một người có kỷ luật, đúng giờ, biết sắp xếp thời gian và lịch trình.

Có kỹ năng của 1 nhà lãnh đạo, quản lý. Khi bạn thầu một sự kiện, có rất nhiều yếu tố bạn cần phải quản lý.

Để theo đuổi công việc tổ chức sự kiện cần nhiều năng lượng và có tình yêu nghề lớn.

Mức lương của một nhà tổ chức sự kiện

Cũng như những công việc khác, bạn có quyền lựa chọn 2 quyết định: làm theo đơn vị hoặc làm độc lập

Theo ý kiến của tôi, công việc này đòi hỏi nhiều kỹ năng, trong số đó có các kỹ năng không thể có sẵn mà cần học hỏi theo thời gian và kinh nghiệm. Vì vậy, đừng chỉ chăm chăm kiếm tiền, hãy chịu khó học hỏi và rèn luyện để trở thành nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Với mức lương làm thuê, thông thường 1 nhân viên tổ chức sự kiện ở Việt Nam sẽ có chi phí từ 10-15tr. Ngoài ra còn có thêm các tiền thưởng về doanh số, tiền chênh lệch về nhân sự và trang thiết bị.

  • Mức lương trung bình cho người làm sự kiện trên 5 năm: 20-30tr

Với nhà tổ chức sự kiện độc lập, mức lương sẽ không cố định, mà tùy thuộc vào khách hàng của mình. Một sự kiện làm trọn gói từ A-Z thì lợi nhuận thường lên tới 15% tổng chi phí của chương trình.

  • Số tiền đó phát sinh từ việc viết kịch bản chương trình, kịch bản Mc, quản lý Pg, lễ tân, quản lý, kiểm tra giám sát các thiết bị và hạng mục trong toàn bộ chương trình…

Written by pham hieu

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Top 20 công ty tổ chức sự kiện nổi tiếng tại Hà Nội

Top 15 địa điểm tổ chức sự kiện tại TPHCM