Thứ năm, 17 Tháng 7 2014
Thiệp mời - bộ mặt của Event
Thứ năm, 20 Tháng 1 2011 13:15    PDF. In Email
EventChannel - Ngày khai trương quán cafe Acoustic (Quận 3), những vị khách đã không khỏi ấn tượng khi mở tấm thiệp mời do chủ nhân của quán gởi đến: Chỉ là 1 đoạn văn tản mạn về phong cách của quán, tuyệt nhiên không có một thông báo nào về thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện. Nhưng khi gấp tấm thiệp vào, ở những chỗ có đục lỗ ngoài bìa thiệp, người ta nhìn thấy tất cả thông tin cần thiết cho việc tham dự bữa tiệc, bởi lẽ trong đoạn văn đã khéo léo lồng ghép những thông tin đó rồi. Đó là cách mà một quán cafe dành cho dân quảng cáo tạo ấn tượng đầu tiên với khách hàng của mình.

Sự kiện đã có concept, có theme và những kế hoạch thực hiện để chuyển tài thông điệp. Tuy nhiên cách thông báo về sự kiện lại là một nhân tố cực kỳ quan trọng thuyết phục những người tham dự. Thiệp mời tham dự sẽ giúp chúng ta thực hiện việc hé mở thông điệp của sự kiện tới những người tham dự.

thiệp mời tham dự sự kiện


Hình thức thể hiện thiệp

Hình thức phổ biến nhất của một tấm thiệp là được trình bày trên ... giấy, có thể là giấy hình chữ nhật, hình vuông, hình tròn hoặc cấn bế tạo hình đặc biệt.
Một số loại thiệp được trình bày trên những chất liệu đặc biệt như mảnh da thú, tấm liễn... Một số được để vào những vật dụng đặc biệt như công ty Dutch Lady để thiệp mời tham dự tiệc Giáng sinh của họ trong chiếc giày của ông già Noel may bằng vải bông, có năm họ lại cuộn giấy mời vào, để trong một ống tre có khắc laser tên chương trình ở bên ngoài.

thiệp mời handmade

Thiệp mời vẽ tay trên giấy đắt tiền


Trình bày nội dung một tấm thiệp mời

Một thiệp mời thông thường nhất phải nêu bật tên của sự kiện là bữa tiệc cảm ơn, thiệp cưới, thư mời tham dự hội nghị khách hàng, hay tham dự một buổi hòa nhạc… Tiếp đó là thời gian, địa điểm tổ chức, chương trình. Người đứng ra tổ chức là ai cũng là thông tin quan trọng không thể thiếu. Nếu chương trình có nhà tài trợ thì tùy theo thiết kế phải thể hiện quyền lợi nhà tài trợ (logo, tên thương hiệu…).

Ngoài ra, với những sự kiện cần biết chính xác số người tham dự thì dưới chân thiệp nên có thông tin R.S.V.P (từ gốc tiếng Pháp: répondez s'il vous plait), có nghĩa xác nhận sự tham dự tới ban tổ chức thông qua điện thoại hoặc email. Nhất là với những chương trình có liên quan đến việc đãi tiệc, thì biết được càng chính xác số lượng người tham dự sẽ càng khiến công tác tổ chức được thực hiện chu đáo hơn.

nội dung một tấm thiệp mời
Nội dung bên trong một tấm thiệp mời

Thiệp mời càng thể hiện nhiều thông tin về tính chất sự kiện, yêu cầu của người mời thì càng góp phần khiến sự kiện đạt độ hoàn hảo. Chẳng hạn, có đám cưới liên quan đến chủ đề màu tím, cô dâu chú rể có thể yêu cầu khách tham dự mặc đồ có màu liên quan. Hay khi tham dự sự kiện mang tính chất trang trọng, thiệp mời nên chú thích yêu cầu về trang phục của khách tham dự để không gây phản cảm hay khó xử cho không gian chung.

Nếu chương trình có người nước ngoài tham dự, nên để nội dung song ngữ trong thiệp. Nếu có đủ không gian trình bày, có thể đưa trước nội dung chương trình vào thiệp để người tham dự tiện xem trước.

Khi duyệt nội dung một tấm thiệp mời, chúng ta nên rà soát kỹ không sót một chữ nào, nếu cần thiết nên nhờ một vài người nữa kiểm tra phụ. Chỉ cần một lỗi chính tả, hay sai một chữ ở ngày giờ, địa điểm cũng khiến khách hàng đánh giá người tổ chức không chuyên nghiệp. Người viết từng biết có một đơn vị tổ chức sự kiện phải in lại tất cả số thiệp chỉ vì ghi sai một chữ trong tên của giám đốc (!), cũng may là thời gian còn đủ thong thả để họ thực hiện việc in lại. Nếu người kiểm tra thiệp cẩn thận hơn không bỏ sót bất cứ chữ nào trên thiệp thì sự lãng phí không đáng có thế này sẽ không xảy ra.

Sau khi lên nội dung thiệp mời là giai đoạn thiết kế hoàn chỉnh và in ấn. Lúc này, người phụ trách phải rất sát sao trong việc giám sát thông tin trên thiệp, thời gian giao hàng, chất lượng in… để nếu phát sinh (nhầm thông tin, in xấu, lệch màu logo công ty, không đúng quy chuẩn) thì phải có phương thức xử lý kịp thời. Đặc biệt trong nhiều chương trình có nhà tài trợ, có khi in xong mới có thêm nhà tài trợ đăng ký. Điều này khiến người tổ chức hoặc cần phải in lại thiệp hoặc dán thêm logo để thực hiện quyền lợi tài trợ.

Chất liệu in thiệp và phương pháp in thiệp

Thiệp mời là bộ mặt của sự kiện cho nên việc chọn chất liệu vô cùng quan trọng. Chất liệu tạo thiệp mời rất phong phú tùy theo ý tưởng và mong muốn của người tổ chức sự kiện .

Đối với những sự kiện phổ thông, những tấm thiệp in offset trên các loại giấy phổ biến như Fort, Couche nếu phối hợp với design đẹp cũng đủ tạo ấn tượng với người tham dự. Tuy nhiên, ở những sự kiện mang tính sang trọng, muốn thể hiện đẳng cấp của nhà tổ chức, chẳng hạn một buổi networking dành cho doanh nhân hay ra mắt một loại mỹ phẩm đắt tiền, cần phải sử dụng những chất liệu cao cấp hơn để đề cao giá trị của sự kiện. Hiện nay các nhà in đều cung cấp rất nhiều mẫu giấy mỹ thuật để chúng ta có thể lựa chọn làm chất liệu cho tấm thiệp của mình. Giấy mỹ thuật có thể có vân, gân hay họa tiết chìm, có mùi thơm hay không mùi. Ngoài ra còn một vài chất liệu đặc biệt như giấy dó, giấy pơluya…

Nhưng dù thế nào, chúng ta cũng nên lưu ý chọn giấy có độ dày tương đối để tấm thiệp luôn thẳng thớm, thể hiện sự tôn trọng dành cho người nhận. Còn nhớ ở một lễ trao giải trong ngành quảng cáo, nhà tổ chức đã thiết kế một tấm thiệp dài khá ấn tượng nhưng không hiểu do muốn tiết kiệm tiền hay như thế nào, mà họ lại chọn loại giấy Couche khá mỏng, làm cho tấm thiệp luôn "ưỡn ẹo" trên tay người cầm. Định lượng giấy phù hợp để làm thiệp nên từ 220gsm trở lên.

Có nhiều phương pháp in thiệp khiến ta phải cân nhắc sao cho tiết kiệm, hiệu quả nhất. Đối với những sự kiện có từ 500 - 1000 khách mời, chúng ta có thể chọn hình thức in offset bởi vì hình thức này vừa rẻ mà chất lượng in lại cao, còn với sự kiện có dưới 300 khách mời, chúng ta có thể thực hiện in kỹ thuật số (in nhanh) bởi hình thức in này phù hợp với các bản in số lượng ít. Đi cùng với in offset, người ta có thể cấn bế tạo hình cho tấm thiệp, in UV(hay phun UV) phủ toàn bộ bề mặt thiệp hay UV định hình cho thiệp để làm nổi bật một câu chữ hay hình ảnh đặc biệt trên tấm thiệp đó.

Riêng đối với các loại thiệp cao cấp thì số lượng in không quan trọng bởi vì thông thường người ta in kéo lụa trên chất liệu giấy mỹ thuật. Hình thức in ép kim (ép nhũ) là một phương pháp in khô dùng nhiệt và áp lực để tạo hiệu ứng màu sắc hoặc kim loại, được nhiều người ưa chuộng bởi hình ảnh rất rõ nét và sắc sảo, tuy nhiên giá thành hơi cao bởi giá một khuôn kẽm là từ 500,000 VND. Hình thức in nhũ, in nhũ nổi... cũng khá phổ biến và làm tấm thiệp thêm phần sang trọng.

thiệp mời sáng tạo, thiệp mời ấn tượng
Thiệp mời khai trương tòa nhà Cotecons được in ép kim màu bạc trên giấy mỹ thuật màu trắng

Thời gian in thiệp thường từ 2 ngày tới 5 ngày, nhưng phòng khi nhà in kẹt nhiều đơn hàng, nhất là những dịp cao điểm như mùa cưới, mùa Tết... chúng ta nên dành một khoảng thời gian tương đối dài hơn để sắp xếp việc in thiệp. Nếu thiệp được chuyển sát ngày diễn ra sự kiện, chúng ta có nguy cơ gởi thiệp quá cận ngày hoặc không gởi kịp thiệp tới tay người tham dự, cho nên việc thiết kế và in thiệp cần được ưu tiên thực hiện với một khoảng thời gian tương đối rộng rãi.

Gởi thiệp mời cho người tham dự

Khách mời thường có ấn tượng tốt với những giấy mời mà tên họ được viết tay nắn nót và thường mở những thiệp mời được viết bằng tay trước, khiến chúng có hiệu quả hơn loại thiệp in trên nhãn hoặc phong bì. Nhưng trong trường hợp phải gởi quá nhiều thiệp mời, đơn vị tổ chức có thể dùng chức năng label của MS Words hoặc Excel để tập hợp thông tin về người nhận và xử lý công việc nhanh hơn.

Cho những sự kiện lớn mang tính quốc tế, thiệp mời phải được gửi cho khách trước ít nhất 2 tháng để có thể đặt vé máy bay, phòng khách sạn kịp thời gian. Còn với những sự kiện nhỏ (hội thảo, hội nghị, tiệc cưới), thời gian có thể từ 1 đến 2 tuần trước khi sự kiện bắt đầu. Sau khi gửi thiệp, ban tổ chức cần xác nhận xem người nhận đã nhận được thiệp mời chưa qua email, điện thoại, đối chứng với bưu điện…

Giờ hãy cũng Event Channel tham khảo một số mẫu thiệp sáng tạo trên thế giới nhé!

thiệp mời invitation

sample party invitation

thiệp mời ấn tượng

mẫu thiệp mời

thiệp mời lạ



thiết kế thiệp mời

thiệp mời event

thiệp mời độc đáo

thiệp mời hội nghị

thiệp mời party tiệc

thiệp mời dự tiệc

thiết kế thiệp mời

HÀ ANH



Enhanced by Zemanta

Tin liên quan:
Tin mới hơn:
Tin cũ hơn: