http://eventchannel.vn/home/images/banners/sales/head%20banner.jpg
Thứ tư, 23 Tháng 7 2014
Các công việc phải chuẩn bị khi tổ chức Event ở tỉnh
PDF. In Email

Event Channel - Việc tổ chức sự kiện tại một thành phố lớn như Sài Gòn và Hà Nội không mang lại nhiều khó khăn cho dân Event "bản địa" tại nơi đó, tuy nhiên đi "chinh chiến xa nhà" sẽ mang lại nhiều bỡ ngỡ với ngay cả những người làm event nhiều năm trong nghề.

Tham khảo một vài ý kiến dưới  đây có thể sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho những event ở xa thành phố.

Vấn đề đặt chỗ địa điểm

Nếu bạn đã làm một vài event tại các khách sạn trong thành phố, bạn đã quá quen thuộc với cách làm việc của họ rồi thì công việc này rất đơn giản. Bạn chỉ việc nhấc máy, kiểm tra thời gian bạn tổ chức xem còn trống hay không, sau đó nhân viên sales sẽ giúp bạn tất cả các thủ tục tiếp theo như tư vấn về set up, tiệc, kí hợp đồng, thanh toán,... Còn làm việc với các khách sạn ở tỉnh, gặp phải những khách sạn chuyên nghiệp thì quả thật là may mắn khi bạn chỉ cần nêu yêu cầu và họ có thể giải đáp cho bạn, nhưng đôi khi, gặp phải những khách sạn không chuyên nghiệp thì bạn phải khá vất vả, mà đó lại là điều thường gặp ở các khách sạn tại thành phố nhỏ.. Người viết bài có một kỉ niệm khi làm chuơng trình hội thảo 15 tỉnh cho khách hàng với tiêu chuẩn khách sạn 3 sao trở lên. Gọi điện thoại để đặt được 15 khách sạn phải mất đến gần 1 tháng. Có một khách sạn khi gọi điện thoại xuống và báo "Chào chị, tôi có tổ chức một event vào ngày...., tôi muốn hỏi ngày đó khách sạn của chị để book..." - Và đầu dây bên kia tiếng cô lễ tân rất khó chịu "Chị ơi, chị làm ơn nói tiếng Việt đi, event là gì, book là gì, chị nói vậy em không có hiểu đâu." Và khi mang câu chuyện này đi kể thì các đồng nghiệp đều rất lấy làm ngạc nhiên và hài hước.

Vấn đề khảo sát

Tương tự như việc booking, việc khảo sát rất khó khăn trong trường hợp này. Nếu bạn tổ chức một chuỗi sự kiện tại nhiều địa điểm khác nhau, thì bạn không thể đi khảo sát toàn bộ được. Vì thế, bạn nên phân chia theo cấp độ và đi khảo sát những điểm quan trọng hơn trước.

Đội ngũ cộng tác viên tại các tỉnh rất được việc trong trường hợp này, nếu bạn đã có sẵn mẫu khảo sát địa điểm thì hãy gửi cho các cộng tác viên và đề nghị họ đi khảo sát, chụp hình sau đó gửi thông tin chính xác cũng như nhận xét của họ cho bạn. Việc này thực tế và cần thiết, vì bạn sẽ không thể dựa vào hình ảnh của các khách sạn cung cấp (thường rất lung linh) hay kích thước mà họ đưa ra cho bạn để lên mẫu thiết kế hoặc trang trí... để rồi đến lúc ra hiện trường, một sân khấu hoành tráng quá cỡ và quá khổ so với một khán phòng hẹp ém, bé xíu thì hình ảnh sẽ vô cùng không đẹp mắt. Hơn nữa họ thường "quên" đề cập đến những điểm yếu của khách sạn mình như có quá nhiều cột trong phòng hội nghị, bãi giữ xe rất nhỏ..., nếu không trực tiếp khảo sát bạn sẽ không lường trước những vấn đề này.

tổ chức sự kiện ở tỉnh

Ngày hội Mega VNN của VDC được tổ chức ở hơn 30 tỉnh thành trong cả nước

Vấn đề di chuyển cho khách mời

Đây cũng là một vấn đề mất rất nhiều thời gian và khiến nhiều người làm sự kiện mất ăn mất ngủ. Việc đặt vé máy bay luôn đòi hỏi sự chính xác nhưng nếu khách hàng không thể chốt lại danh sách khách mời trước mốc thời gian nào đó thì bạn không thể đặt vé cho cả vài chục con người. Vì vài chục người không thể cùng rảnh một lúc, cũng như họ không thể cung cấp toàn bộ thông tin mà bạn cần. Lúc đó, bên hãng hàng không thì hối thúc bạn chốt danh sách và cung cấp thông tin, còn bên phía khách hàng thì không thể chốt lại được ai đi, ai không đi,... Bạn là người ở giữa và đôi khi muốn nổ tung vì sức ép từ bốn phía.

Nếu di chuyển bằng xe thì sẽ dễ dàng hơn cho bạn (trong khoảng cách gần). Chỉ việc thuê mướn dịch vụ và cũng có thể chủ động nếu khách mời bận đột xuất, đi sau hoặc không đi. Tuy nhiên, lúc này bạn cũng phải lo lắng về yếu tố an toàn trong khi di chuyển, việc mua bảo hiểm cho khách tham dự là điều cần thiết nên làm.

Vấn đề vận chuyển trang thiết bị dụng cụ và nhân sự

Như đã đề cập ở bài outsource trong event, thường thì các đơn vị phụ trách các hạng mục mà bạn thuê mướn sẽ có phương án vận chuyển cho bạn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn vẫn phải vận chuyển một số đồ đạc, dụng cụ và cả nhân sự nữa. Hãy tính toán và sắp xếp thời gian sao cho phù hợp. Ví dụ đi xe mất bao nhiêu tiếng, xuống tới nơi là mấy giờ, giờ đó vào ở khách sạn có bị tính thêm ngày hay không,... và có các phương án dự phòng như xe hư giữa đường chẳng hạn.

Vấn đề thi công và dàn dựng tại địa phương nơi tổ chức

Thường thì, trong những event đòi hỏi sự chuyên nghiệp cao hoặc đã quen với cách làm việc của các nhà cung cấp, bạn sẽ thuê mướn tại địa phương của bạn và di chuyển đi các tỉnh. Tuy nhiên, có nhiều chương trình phải thực hiện tại tỉnh, bạn nên làm việc thật kĩ qua email, tất cả các thỏa thuận hay chỉnh sửa cũng nên sử dụng văn bản, không nói qua điện thoại bởi vì "lời nói gió bay", mà những sai sót trong khâu thi công sẽ mang lại hậu quả nghiêm trọng.

Trước sự kiện, bạn nên cắt cử một người rành về kĩ thuật ra trước để giám sát thi công và có những điều chỉnh kịp thời. Đừng để đến lúc mọi việc đã đâu vào đó rồi mới ra tới nơi, lúc này mọi phương án chỉnh sửa e là không kịp nữa.

Cũng cần lưu ý về tác phong làm việc của nhà cung cấp, bạn có thể quen với việc nhà cung cấp âm thanh sẵn sàng set up thiết bị trước 1 ngày, và kết thúc sớm trước khi chương trình diễn ra. Tuy vậy, rất có thể ở một tỉnh nào đó, họ sẽ tính phí thiết bị cho cả ngày set up, và vì một lý do nào đó họ không thể kết thúc sớm hơn việc set up khi chương trình đã bắt đầu diễn ra rồi. Lần đầu tiên làm việc với các nhà cung cấp ở các tỉnh thành, những trục trặc như thế này rất thường xuyên xảy ra.

Làm dự toán cho team thực hiện

Còn gọi là công tác phí. Bạn phải làm một bảng dự toánchi phí đi lại, ăn ở, mua sắm dụng cụ tại nơi diễn ra sự kiện. Chỉ cần sai sót một chút thì đôi khi bạn phải "trả giá bằng tiền mặt".  Chi phí nên chia làm 3 phần:

Ăn uống và lưu trú - Bao nhiêu người, ở bao nhiêu phòng (nam và nữ) trong bao nhiêu ngày, có thể thỏa thuận với khách sạn nơi bạn ở  xin kê thêm giuờng phụ để giảm chi phí thuê thêm phòng, tuy nhiên nhiều khách sạn lại không chấp nhận có quá bao nhiêu người cho mỗi phòng, vì vậy bạn sẽ phải thuê nhiều phòng hơn dự tính. Tương tự, ăn uống trên đuờng đi và trong những ngày ở địa điểm tổ chức cũng cần được tính toán kĩ, ngoài ăn chính thì nên tính thêm tiền nước, cà phê cho tài xế (nếu có) hay tiền ăn khuya cho đội ngũ set up...

Di chuyển: Xăng, dầu, xe hư, bị phạt hành chính,... là những vấn đề bạn phải nghĩ tới. Vì vậy, ngoài 3 khoản chính thì bạn nên có một khoản "chi phí dự phòng" để đề phòng các truờng hợp rủi ro xảy ra. Chi phí này sẽ đựoc hoàn trả công ty sau khi quyết toán.

Mua sắm vật dụng: Có những vật dụng bạn không thể mang theo mà phải mua sắm tại hiện truờng, bạn phải thật cẩn thận và tỉ mỉ trong việc liệt kê các vật dụng này và chi phí cho chúng để không bị thiếu sót. Cách tốt nhất là rà soát thật kĩ báo giá và chương trình, sau đó thì nhờ mọi người trong team ra soát lại, vì đôi khi quá nhiều việc khiến bạn bị rối lên và sai sót là không tránh khỏi.

Trên đây là một số vấn đề cần lưu ý khi thực hiện các event tại những địa phương. Chắc chắn vẫn chưa thể đầy đủ vì tùy mỗi tuy mô và tính chất chương trình mà có phát sinh hoặc thay đổi. Nhưng hi vọng những lưu ý trên giúp bạn khắc phục bớt phần nào sai sót trong những ngày đầu làm công việc tổ chức sự kiện ở tỉnh xa.

BREE NGUYỄN (Công ty MC)


Tin liên quan:
Tin mới hơn:
Tin cũ hơn: