Cafe Marketing

Cách viết Proposal mời thầu sự kiện

Khi viết proposal (hồ sơ) cho sự kiện, sự chi tiết sẽ phụ thuộc vào quy mô và tầm quan trọng của sự kiện. Tuy nhiên các proposal về sự kiện nói chung thường được chia ra nhiều thành phần.

Thông tin mà các proposal cho sự kiện phải truyền tải là không giới hạn nhưng cần bao gồm những điều cơ bản sau:

Mô tả sự kiện

Kinh nghiệm của Nhà thầu Sự kiện

Địa điểm và cơ sở cung cấp

Chương trình sự kiện

Ngân sách sự kiện được đề xuất

Mô tả sự kiện

Điều quan trọng là cung cấp cho người đọc proposal cho sự kiện một cách tổng quan nhất về sự kiện sắp diễn ra. Một số sự kiện không cần giải thích, miêu tả nhiều  vì chúng khá phổ biến. Tuy nhiên không khôn khéo khi dựa vào tiêu đề của sự kiện để làm rõ mục tiêu hướng đến của nó. Trong khi  cung cấp cái nhìn tổng quan cho người đọc, cần phải mô tả nhóm mục tiêu, (các) nhóm mục tiêu chính, các mục tiêu cần đạt được khi điều hành sự kiện và, nếu sự kiện này hơi khác so với những sư kiện bình thường nên cung cấp thêm cho người đọc  hình ảnh về tinh thần những gì các sự kiện sẽ được diễn ra. Một mô tả đầy đủ hơn về chương trình sự kiện được giải quyết xem xét riêng  (xem bên dưới).

Kinh nghiệm của Nhà thầu Sự kiện

Tổ chức, đơn vị đấu thầu cho sự kiện này nên giới thiệu về kinh nghiệm và năng lực của mình. Điều quan trọng là bất cứ ai đánh giá hồ sơ dự thầu chắc chắn tin rằng đơn vị đấu thầu sẽ có thể quản lý chương trình một cách tốt nhất. Proposal nên chứa thông tin ngắn gọn về kinh nghiệm quản lý sự kiện của event team được đề xuất.

Nếu kinh nghiệm trong dàn dựng các sự kiện bị nhà thầu giới hạn thì nên đề cập đến bất kỳ kinh nghiệm quản lý, quản lý dự án hoặc phối hợp trong lĩnh vực khác. Trình độ của những người trong đội quản lý sự kiện cũng là bằng chứng hữu ích nên đề cập đến.

Proposal  cũng nên mô tả đến các kĩ năng đã được đào tạo bên ngoài của tình nguyện viên sự kiện.

Địa điểm và Cơ sở vật chất

Người đọc Proposal sẽ muốn biết địa điểm đó có phù hợp cho sự kiện hay không. Proposal nên phác thảo tất cả các cơ sở có sẵn tại địa điểm, tất cả mọi thứ từ nhà vệ sinh đến bãi đỗ xe. Đối với các sự kiện trong nhà nên mô tả rõ: bề mặt, ánh sáng, điều hòa không khí, chỗ ngồi, thiết bị điện tử. Đối với các sự kiện ngoài trời: mức độ bảo trì trên sân, chỗ ngồi và bóng cho khán giả, hàng rào, thoát nước và đèn pha là xứng đáng đề cập đến. Sơ đồ, hay còn gọi là layout để nhà thầu có cái nhìn tổng quan hơn về địa điểm đó. Hình ảnh cá tính năng, đặc điểm nổi trội của địa điểm được chọn mang lại.

Cần phải có mô tả chi tiết về những gì hấp dẫn đối với những người tham dự sự kiện và cách địa điểm sẽ đáp ứng đầy đủ nhu cầu của sự kiện. Trong đó bao gồm cả những người biểu diễn, quan chức và khán giả.

Đừng quên đưa thông tin về phương tiện công cộng đến địa điểm, và bãi đậu xe cho những người đến bằng xe hơi.

Nếu địa điểm đã tổ chức các sự kiện tương tự trong quá khứ, bạn nên đề cập đến điều này.

Chương trình Sự kiện

Thường có trường hợp câu lạc bộ hoặc chủ nhà không có điều gì để nói về việc thiết lập chương trình cạnh tranh khi ngày tháng được ấn định bởi cơ quan quản lý thể thao.

Tuy nhiên, ở giai đoạn đầu của đấu thầu, proposal  sự kiện có thể đề xuất một chương trình cạnh tranh về số ngày, số ngày bắt đầu và ngày kết thúc việc set up. Điều quan trọng là các nhà hoạch định chính sách phải biết tận dụng tốt nhất thời gian trong ngày.

Cũng nên xem xét rằng chương trình cần bao gồm các sự kiện nghi lễ với các quan chức thăm viếng có thể đưa ra lời phát biểu hoặc trao giải thưởng hiện tại. Hơn nữa nhóm thầu sự kiện có thể đề xuất giải trí "bổ sung" về bắt đầu hoặc kết thúc chương trình.

Ngân sách sự kiện dự kiến

Câu lạc bộ hoặc đơn vị đấu thầu cho sự kiện này nên dự thảo ngân sách về thu nhập và chi tiêu. Điều quan trọng là một ngân sách như vậy là thực tế và vì thế cần phải có một số sự cân nhắc để đề xuất các nhà tài trợ chưa chính thức hóa bất kỳ thỏa thuận tài trợ nào.

Câu lạc bộ hoặc tổ chức thắng thầu có thể có được một khoản tài trợ từ cơ quan thể thao thể thao để giảm bớt một số chi phí nhất định có khả năng xảy ra. Tuy nhiên, cũng có một kỳ vọng rằng câu lạc bộ chủ nhà hoặc đơn vị sự kiện sẽ có cơ hội kiếm tiền thông qua quán ăn, quầy bar, gây quỹ và bán hàng. Những hình thức thu nhập này nên được đề cập đến trong ngân sách trong proposal sự kiện.

Huyen Thu dịch

Facebook Google Plus Twitter

Đăng ký nhận bản tin của Event Channel mỗi tháng qua Email.