Kiến thức chuyên môn

Những điều quan trọng cần lưu ý khi tổ chức Staff Party

Event Channel - Staff Party cuối năm của doanh nghiệp là sự kiện tập hợp đội ngũ nhân viên, tổng kết những gì đã làm được để đưa ra đánh giá và tiếp tục khuyến khích mọi người thêm nỗ lực trong năm tới. Kịch bản chung cho chương trình này thường xoay quanh việc báo cáo thành tích, tưởng thưởng các cá nhân - tập thể xuất sắc, tiệc ăn uống kèm theo ca nhạc giải trí.

Việc tổ chức Staff Party nghe có vẻ đơn giản thế thôi nhưng nếu doanh nghiệp muốn tạo ra một bầu không khí thật sự ấm cúng, ý nghĩa, thành công và quan trọng là vẫn đảm bảo quản lý tốt ngân sách thì bạn cần lưu ý những yếu tố then chốt bên dưới. Bài viết này dành cho các bạn làm client tham khảo nhé.

Ngân sách

Vào thời điểm khó khăn như hiện nay, có vẻ như “túi tiền” của mỗi doanh nghiệp đều được thắt lại, nhất là các khoản dành cho party. Vì vậy, việc ước tính chi phí trước thời điểm diễn ra từ 3 đến 6 tháng sẽ giúp bạn giảm thâm hụt kế hoạch tài chính đáng kể.

Một mẹo nhỏ để tiết kiệm chi phí đó là đi thuê Agency chuyên nghiệp để tổ chức sự kiện. Nhiều doanh nghiệp có thể hơi nghi ngờ điều này nhưng thực chất, các Agency luôn rất giỏi xoay sở cho việc tổ chức sự kiện với chi phí  hợp lý mà vẫn đảm bảo được chủ đề chương trình hay và phù hợp. Hơn nữa, họ có sẵn nhiều vật dụng, trang thiết bị mà thay vì mua thì doanh nghiệp chỉ phải trả tiền thuê. Phí dịch vụ thường được doanh nghiệp đặt lên bàn cân để so sánh và cho rằng, nếu sử dụng nhân viên của công ty cho Staff Party hoặc sự kiện cuối năm thì sẽ không phải trả tiền phí cho Agency. Nhưng, trên thực tế, nếu tính thời gian, công sức và tiền lương ngày làm việc mà các nhân viên của doanh nghiệp phải bỏ ra để thực hiện việc chuẩn bị này đôi khi còn cao gấp nhiều lần tiền phí dịch vụ mà một Agency chuyên nghiệp đưa ra cho khách hàng của mình. Tất nhiên, lời khuyên này chỉ dành cho bạn nếu bạn tổ chức staff party với mật độ ít ỏi 1-3 lần/ năm, và không quá sành sỏi về giá cả thị trường.

Cách thức tổ chức

Không nhất thiết các sự kiện cuối năm của doanh nghiệp phải diễn ra trong khách sạn hay trung tâm hội nghị cao cấp. Nếu công ty bạn sở hữu một không gian trống lớn, thì việc việc tổ chức ngay tại công ty cũng là một ý tưởng không tồi. Hoặc bạn cũng có thể xem xét phương án kết hợp Staff Party cùng một chuyến dã ngoại ngoài trời? Không những tạo được sự bất ngờ mà bạn cũng sẽ làm tăng sự gần gũi, đoàn kết và thú vị giữa các thành viên.

Một ví dụ điển hình mà bạn có thể tham khảo là tiệc Staff Party do GP Event thực hiện. Với yêu cầu từ khách hàng là phải có cả team building lẫn phần tiệc tối, giải pháp mà GP Event đưa ra chính là khu du lịch Văn Thánh - một địa điểm không cách xa thành phố, thuận tiện cho việc đi lại, không quá xô bồ, có không gian và đảm bảo được tính chất “relax” cho nhân viên. Bố cục chương trình chia ra làm 2 phần khá rõ:

- Đầu giờ chiều, chương trình bao gồm một cuộc nói chuyện ngắn, chia sẻ thân mật với cấp trên và một số trò chơi teambuilding để mọi người thấu hiểu và gắn kết với nhau hơn. Lúc này, phần décor của không gian được thực hiện theo phong cách trẻ trung (phù hợp với độ tuổi trung bình và văn hóa của doanh nghiệp), thêm một chút trang trọng với màu sắc riêng của doanh nghiệp.

- Đến tối, agency đã khoác lên nơi đây một khung cảnh thật ấm cúng và vui nhộn với tiệc buffet nướng, những món ăn đậm chất quê hương cho gia đình của nhân viên. Nếu dưới nắng chiều, GP Event sử dụng backdrop và standee để truyền tải nội dung của bữa tiệc, thì đến tối, tất cả đều được kết hợp thêm với lụa, đèn led, và màn hình nhằm tạo cảm giác sang trọng đến từng vị khách.

Sau buổi tiệc, GP Event đã gặp trực tiếp một vài vị khách để lắng nghe phản hồi. Và những vị khách ấy đã “phàn nàn” với party do GP Event chúng tôi thực hiện rằng: Ấn tượng!


Ý tưởng

Doanh nghiệp có thể mời một chuyên gia, nhà lãnh đạo giỏi có tiếng trong ngành đến tham dự Staff Party để chia sẻ kinh nghiệm cũng như truyền lửa động viên tinh thần cầu tiến trong công việc cho nhân viên, đây là cách mà chưa có nhiều doanh nghiệp thực hiện vì tâm lý cuối năm nên “chơi” hơn “học”. Tuy nhiên, bản thân GP Event thì cho rằng, chính những buổi tiệc thân mật như thế này, việc truyền lửa và nhận lửa của doanh nghiệp và nhân viên sẽ dễ dàng hơn lúc nào hết.

Và, thay vì ngồi vắt óc suy nghĩ, việc lập một cuộc khảo sát nhỏ bằng email hoặc bảng khảo sát toàn công ty sẽ cho doanh nghiệp nhiều ý tưởng sáng tạo cùng thông tin có ích từ tập thể. Qua đó doanh nghiệp sẽ hiểu và biết mọi người thích gì, mong muốn thế nào để xây dựng một chương trình phù hợp và gây được sự hưởng ứng tốt.

Kịch bản chương trình

Các hạng mục như âm thanh, dàn dựng sân khấu và hoạt động biểu diễn phải hoàn tất trước giờ bắt đầu ít nhất một tiếng. Có như vậy chương trình mới diễn ra suôn sẻ và liền mạch theo đúng kịch bản đã định. Tuy nhiên, trong một số trường hợp thời gian set up bị giới hạn, việc lắp đặt máy móc bị giới hạn thời gian, bạn nên chọn những suppliers đã làm quen việc, đảm bảo tiến độ set up.

Quan trọng không kém, đó là đội ngũ những người làm chương trình, từ Agency cho đến những nhân viên được phân công phụ trách thực hiện và hỗ trợ Agency đều nắm được tinh thần của chương trình, nhiệm vụ của từng người để đảm bảo chương trinh đi từ bắt đầu đến kết thúc một cách liền mạch.

Tất cả những điều này cần được thể hiện một cách chi tiết qua kịch bản chương trình với những phân công nhân sự hợp lý, hiệu quả. Kịch bản chương trình tốt sẽ quyết định sự thành công của chương trình.

Còn nhiều nữa những kinh nghiệm tổ chức Staff Party hay sự kiện cuối năm mà những kinh nghiệm này được doanh nghiệp tích lũy qua nhiều lần tổ chức.    

Vì thế, mong rằng với một số chia sẻ trên, doanh nghiệp đã thu thập thêm cho mình một số kinh nghiệm cần thiết để có thể tổ chức một Staff Party cuối năm theo đúng mong đợi. Chúng tôi chúc bạn thành công!

GP Event

Facebook Google Plus Twitter

Đăng ký nhận bản tin của Event Channel mỗi tháng qua Email.