Kiến thức chuyên môn

On-site Registration - đôi điều cần lưu ý

Event Channel - On-site Registration là từ chỉ việc đăng ký tham dự một Event ngay tại địa điểm và vào ngay trước thời gian diễn ra Event, khác với các hình thức đăng ký khác như đăng ký trước (advance registration) hay đăng ký trực tuyến từ trước (online registration).

On-site Registration thường áp dụng cho những Event quy mô lớn và miễn phí cho người tham dự. Việc áp dụng đăng ký thường nhằm bán vé tại chỗ, kiểm soát số lượng người tham dự, hoặc thu thập dữ liệu của người tham dự.

Một cách thức đăng ký tại chỗ phổ biến nhất là người tham dự được hướng dẫn điền vào các biểu mẫu do lễ tân của Event cung cấp, trong đó thường đòi hỏi thông tin của người tham dự, đôi khi nó còn bao gồm cả việc điền vào mẫu khảo sát thăm dò để lấy ý kiến của người điền. Việc này thường đi kèm với bốc thăm trúng thưởng hoặc tặng quà tại chỗ để khuyến khích người tham gia Event điền đầy đủ thông tin.

Cải tiến hơn, nhiều đơn vị tổ chức trang bị các máy tính cho phép người tham dự điền thông tin của mình vào máy tính, sau đó nhận ngay mã số vé tham dự, mã số bốc thăm, in thẻ đeo cho từng người hoặc thậm chí xuất ngay ra kết quả bốc thăm ngẫu nhiên hay gởi tin nhắn xác nhận vào điện thoại của người tham dự. Việc này giúp Ban tổ chức đỡ phải tốn thêm một khâu là nhập liệu thông tin từ các biểu mẫu bằng giấy vào máy tính, nhất là những biểu mẫu nhiều thông tin có kèm cả khảo sát thăm dò, và nó cũng giúp cho các Event mang màu sắc hi-tech càng "chất" hơn.

Để làm được việc này, người tổ chức có thể tự tạo ra những biểu mẫu đơn giản bằng các phần mềm như Microsoft Access hay Google Docs, với các yêu cầu phức tạp hơn về tính năng, giao diện thì có thể phải cần đến người chuyên viết phần mềm để tạo những phần mềm tuỳ biến cho phù hợp mong muốn của nhà tổ chức. Hoặc cũng có một tuỳ chọn khác là sử dụng các phần mềm được phát triển sẵn cho những nhu cầu chuyên biệt này (tham khảo phần mềm đăng ký tham gia sự kiện của CEvent).

Event Channel xin hướng dẫn các bạn cách tạo một biểu mẫu điền thông tin đơn giản dành cho Event của bạn bằng Google Docs. Ưu điểm của loại biểu mẫu này là cách thức thực hiện rất đơn giản, truy xuất dữ liệu nhanh, nhiều máy tính có thể chia sẻ với nhau cùng một database dữ liệu, do đó việc kiểm tra, trích xuất dữ liệu phục vụ cho việc phân loại khách tham dự hay rút thăm trúng thưởng ngay tức thì.

Một ví dụ dành cho việc On-site Registration bằng dạng biểu mẫu này: Trong một Event của một trang mạng xã hội mang tính kết bạn, mai mối, khi người tham dự vừa hoàn thành việc điền vào biểu mẫu và bước vào khu vực hướng dẫn chỗ ngồi, ngay tức thì nhân viên hướng dẫn chỗ ngồi đã biết ngay tuổi, nghề nghiệp, sở thích về "đối tác" của anh ta và hướng dẫn anh ngồi vào bàn có những người bạn mà tuổi tác, nghề nghiệp, sở thích có điểm tương đồng. Chính vì có sự phân loại như vậy nên những người ngồi cùng một bàn ngay sau đó khám phá ra họ có nhiều điểm chung, họ trở nên dễ dàng bắt chuyện làm quen với nhau hơn, và xác suất thành công của các cuộc mai mối này rất cao.

Bước 1: Với tài khoản Google, Gmail, bạn truy cập vào https://docs.google.com, click vào nút Tạo chọn Mẫu

bước 1

Bước 2: Soạn những câu hỏi cho biểu mẫu của bạn, bên dưới có hộp thoại cho phép lựa chọn loại câu hỏi là điền vào ô trống, chọn nút kiểm hay hình thức nào đó, bạn có thể thử nhiều lựa chọn để tìm ra loại câu hỏi phù hợp mà mình đang muốn sử dụng. Sau khi soạn câu hỏi xong bạn chọn nút Đã xong. Tương tự bạn làm tiếp các câu hỏi khác.

bước 2

Bước 3: Bạn có thể xem trước biểu mẫu của mình bằng cách click vào link cuối cùng ở màn hình, nơi có chữ "Bạn có thể xem mẫu đã xuất bản tại đây". Khi người dùng điền vào biểu mẫu này nó sẽ tự động đưa dữ liệu vào một file Excel.

bước 3

Bước 4: Quay trở lại Google Docs, bạn sẽ thấy file mình đã tạo ở đây, nó thể hiện dưới dạng file Excel. Khi nào bạn cần chỉnh sửa, thêm bớt các câu hỏi trong biểu mẫu thì trong menu bạn chọn Form -> Edit Form để chỉnh sửa.

bước 5

Ngoài ra bạn có thể nghiên cứu thêm để thay đổi giao diện của biểu mẫu cho đẹp hơn. Và có thể chia sẻ cho nhiều người dùng khác cùng xem và quản lý biểu mẫu này bằng chức năng chia sẻ, miễn là người dùng đó cũng có tài khoản Gmail.

bước 6

THU HẢO

Facebook Google Plus Twitter

Đăng ký nhận bản tin của Event Channel mỗi tháng qua Email.