Cafe Marketing

Tổ chức hội chợ triển lãm - người hái ra tiền, kẻ ôm mối nợ

Event Channel - Cùng với sự phát triển của Kinh tế, càng ngày càng có nhiều hội chợ triển lãm diễn ra trên khắp mọi miền đất nước, từ những hội chợ có tuổi đời lâu năm cho đến những hội chợ thoắt xuất hiện rồi biến mất. Nhưng đối với những nhà tổ chức sự kiện, việc tổ chức hội chợ, triển lãm vẫn là một mảnh đất màu mỡ để khai thác.

Hội chợ có thể dành cho đối tượng đại chúng, hoặc dành cho một nhóm nhỏ đặc thù theo tính chất đặc trưng của sản phẩm, dịch vụ. Hội chợ có thể được tổ chức vào thời điểm phù hợp, ví dụ vào giữa đến cuối năm thì bùng nổ các hội chợ mua sắm, đồ cưới, xây dựng...

Uy tín thương hiệu và số lượng khách tham quan khổng lồ như Hội chợ Hàng Việt Nam Chất lượng cao, Hội chợ Vietbuild, VCW... là niềm mơ ước của nhiều nhà tổ chức hội chợ, triển lãm nhưng không phải bao giờ mọi thứ cũng diễn ra thuận lợi. Có nhiều hội chợ vắng gian hàng đăng ký đến mức nhà tổ chức phải giảm giá, thậm chí cho không gian hàng mà doanh nghiệp tham gia cũng chẳng mấy mặn mà, hoặc có những hội chợ ít người tham quan đến nỗi chỉ thấy toàn là Ban tổ chức và đơn vị tham dự triển lãm đi qua đi lại nhìn nhau mà thôi.

triển lãm công nghệ VCW

Triển lãm Công nghệ VCW là một trong số các triển lãm duy trì được

phong độ qua nhiều năm

Sự dàn trải làm mất giá trị của hội chợ

Tại buổi giới thiệu về Triển lãm VietArc (www.vietnam-arc.com) 2010 tại khách sạn Majestic, Ban tổ chức hội chợ tiết lộ ý định sẽ mở rộng đối tượng tham quan hội chợ hơn nữa, đến cả những người có nhu cầu làm nhà và sinh viên. Ngay lập tức hầu hết doanh nghiệp đã từng tham gia VietArc từ năm trước có mặt ở đó đều phản đối, họ cho rằng đối tượng tham quan là kiến trúc sư, các công ty xây dựng... là quá đủ, họ không có nhu cầu mở rộng đối tượng để biến VietArc thành một Vietbuild thứ hai. Điều đó cho thấy đơn vị tham dự triển lãm cần chất lượng hơn là số lượng người tham dự.

Ông Bùi Khắc Hào, giám đốc công ty TNHH TM XD Công nghệ Nhật Hoa - một nhà cung cấp uy tín trong lãnh vực sàn xây dựng cho biết "Tôi đã tham gia triển lãm Vietbuild từ những ngày đầu thành lập công ty, tuy nhiên đây là năm đầu tiên tôi không đăng ký tham gia Vietbuild nữa vì tôi thấy đối tượng khách hàng quá đông đúc mà không đúng trọng tâm, làm cho hoạt động của chúng tôi không mấy hiệu quả".

Vậy mà có nhiều nhà tổ chức lại không ý thức được điều này, hoặc tham lam chạy theo doanh số đăng ký gian hàng, số người tham dự..., họ mở rộng quy mô hội chợ hết mức có thể, nhận tất cả các gian hàng từ thượng vàng hạ cám, bán từ thiết bị công nghiệp, xây dựng cho đến cái máy massage mặt Trung Quốc giảm giá, biến hội chợ của mình thành một gánh sơn đông mãi võ tổng hợp. Đây là hướng đi không bền vững, vì họ chỉ có thể tối đa hóa hiệu quả trong một đến hai năm, sau đó nhiều doanh nghiệp tham dự sẽ thấy đây không phải là chỗ dành cho họ nữa nên không tiếp tục đăng ký, chỉ còn lại các doanh nghiệp mà sản phẩm không kén khách hàng. Như vậy hội chợ chuyên ngành sẽ trở thành một nơi bán đồ tạp nham, giảm giá, và những khách hàng tham quan thực sự có nhu cầu sẽ rời bỏ họ, chỉ còn những người ham vui, những người đi săn hàng giảm giá hay sinh viên, nhân viên kinh doanh của các hãng đi thu thập catalog, brochure về làm database.

tổ chức hội chợ

Nhiều doanh nghiệp không cần hội chợ đông khách,

họ chỉ cần tiếp cận đúng đối tượng khách hàng

Một số doanh nghiệp thì thấy bở đào mãi, dựa trên thành công của hội chợ, triển lãm lần thứ nhất, họ theo đà chiến thắng làm ngay hội chợ, triển lãm tiếp theo sát thời gian với cái đầu tiên, nhưng họ đã quên một điều "món ngon ăn hoài cũng ngán", chính vì thế sự vắng khách chính là hậu quả họ phải gánh chịu. Cách đây chưa lâu dân trong giới bất động sản đánh giá khá cao triễn lãm bất động sản VnTPO tổ chức vào cuối năm 2008 , ngay lập tức, Nhà tổ chức thừa thắng xông lên làm tiếp VnTPO 2009, tuy nhiên lần này triển lãm cực kỳ lèo tèo gian hàng, một phần là do doanh nghiệp triển lãm và người tham dự chưa kịp... nghỉ mệt sau triển lãm lần thứ nhất.

Đối với những nhà tổ chức và hội chợ còn non trẻ, vấn đề chào bán gian hàng và truyền thông cực kỳ quan trọng, vì cho dù tổ chức tốt đến mấy mà không có công ty nào đăng ký tham dự hoặc ít người tham quan, thì cũng coi như thất bại. Đã từng có hội chợ Đồ cưới phải quyết định tặng miễn phí gian hàng cho các doanh nghiệp có tên tuổi vì giờ G đã cận kề mà vắng khách quá, nhưng doanh nghiệp cũng không muốn nhận vì chuẩn bị không kịp, hơn nữa họ cũng nghi ngờ khả năng thành công của hội chợ nên không muốn lãng phí thời gian, tiền của để đầu tư. Cũng từng có công ty phải dẹp tiệm ngay sau khi tổ chức một hội chợ vì lỗ vốn và nợ nần chồng chất.

Sự cạnh tranh của Kênh thông tin Internet

Trong bối cảnh càng ngày càng có nhiều loại hội chợ, triển lãm trong khi khách hàng, người tham dự càng ít mặn mà thì Nhà tổ chức hội chợ triển lãm lại đối mặt với một đối thủ cạnh tranh mới: Mạng Internet.

Nhiều công ty tính toán rằng, để tham dự một hội chợ, họ phải bỏ ra ít nhất vài chục triệu đồng, bao gồm tiền đặt chỗ, tiền xây dựng gian hàng, chi phí nhân sự, chi phí cho các hoạt động tại gian hàng. So với số hợp đồng ký được hay doanh số sau chương trình, họ có thể tổ chức một chiến dịch Internet Marketing với tầm phát tán rộng rãi và hiệu quả cao với một chi phí thấp hơn. Vì vậy các công ty ngày nay có thêm một kênh quảng bá mới để tiếp cận khách hàng tiềm năng: Email, các trang quảng cáo rao vặt, các gian hàng ảo trên mạng, các website thương mại điện tử B2B, B2C... hay tối ưu hóa bộ máy tìm kiếm (SEO)  để xuất hiện tại vị trí tốt trên Google.

hội chợ, triển lãm

Hội chợ "thực" trong tương lai sẽ đối mặt với sự cạnh tranh từ hội chợ "ảo"

Một vài công ty ở Việt Nam cũng đang ngấp nghé đưa các trang Triển lãm, hội chợ "ảo" vào Việt Nam, mà tại đó, công ty tham gia hội chợ sẽ được cấp một gian hàng trưng bày sản phẩm 3D, và người tham dự sẽ lạc vào một không gian 3D y hệt như một hội chợ thực tế, nơi họ có thể xem hàng, tương tác với người bán... mà chỉ cần làm một việc là online từ máy tính của mình.

Tuy nhiên, nói gì thì nói, hội chợ, triển lãm vẫn có những ưu thế như là tính tương tác cao (người tham quan có thể ngắm nhìn, sờ nắn sản phẩm, trò chuyện với người bán), có thể ra quyết định và ký ngay hợp đồng/mua sản phẩm tại chỗ, nên đối với các mặt hàng cần phải xem tận mắt, sờ tận tay, các hội chợ, triển lãm xúc tiến thương mại dạng B2B hay hội chợ dành cho những đối tượng không có điều kiện tiếp xúc với Internet..., hình thức hội chợ triển lãm vẫn không bao giờ lỗi mốt.

Làm sao để hiệu quả

Hãy mở lối đi riêng cho mình: Để triển lãm, hội chợ của mình thực sự nổi bật trong số hàng trăm, hàng ngàn triển lãm, hội chợ đang mời chào cùng đối tượng khách hàng tiềm năng, người tổ chức sự kiện cần có những hướng đi khác biệt, khai phá những khía cạnh mới mẻ và tiềm năng để thu hút doanh nghiệp đăng ký. Nhiều công ty tổ chức hội chợ, triển lãm nước ngoài đã làm rất tốt điều này ở Việt Nam, và họ trở thành "vị cứu tinh" cho những công ty có những sản phẩm đặc thù khó tiếp cận khách hàng, và cho những khách hàng có những nhu cầu đặc thù không biết tìm kiếm nhà cung cấp ở đâu.

Hãy dồn lực vào truyền thông: PR, tuyên truyền không bao giờ thừa để đem đến lượng khách tham quan đông đảo cho hội chợ. Nếu bạn có nhiều tiền, hãy vung ra quảng cáo, PR trên báo đài, treo nhiều bandrol và phát tờ rơi. Nếu ít tiền, có thể đánh du kích bằng cách tuyên truyền trên các báo điện tử, trang web, diễn đàn, mạng xã hội hoặc gởi email cho khách tham dự tiềm năng. Một đám đông vây kín quanh khu vực đăng ký luôn là cảnh tượng mà bất kỳ nhà tổ chức sự kiện nào cũng đều muốn chiêm ngưỡng.

Cung cấp cho khách hàng bảng đánh giá hiệu quả: Lẽ dĩ nhiên là chúng ta muốn các công ty đăng ký tham dự hội chợ lần này sẽ tiếp tục đăng ký lần sau, do vậy hãy có cách chăm sóc họ phù hợp thay vì dội bom họ bằng những cuộc gọi chào mời đăng ký liên tục. Có bao nhiêu khách tham quan đã dự hội chợ, thành phần như thế nào, họ quan tâm điều gì, gian hàng nào được họ đánh giá cao..., đó là những điều mà người làm triển lãm muốn biết. Ở nước ngoài, nhiều nhà tổ chức còn sử dụng công nghệ như camera, thiết bị đo... để khảo sát hành vi và mối quan tâm của từng khách tham quan.

MẠNH HẢI

Facebook Google Plus Twitter