in

14 Công cụ lập kế hoạch sự kiện giúp bạn làm việc hiệu quả hơn



Bạn có bị ám ảnh bởi danh sách việc cần làm ngày càng tăng và thời hạn sắp tới? Bạn không phải là người lập kế hoạch sự kiện duy nhất cảm thấy như vậy. May mắn thay, có các công cụ quản lý sự kiện trực tuyến mà bạn có thể sử dụng để làm cho danh sách việc cần làm của mình bớt khó khăn hơn.

Dưới đây là các tùy chọn phần mềm tổ chức sự kiện trực tuyến phổ biến nhất được người tạo sự kiện sử dụng để quản lý nhiều trải nghiệm. Họ có thể giúp bạn làm điều tương tự trong khi giành lại một số “thời gian của bạn” trong lịch trình bận rộn của bạn.

Các công cụ lập kế hoạch sự kiện để quản lý dự án

Một số sự kiện có thể trở thành quái thú, với nhiều bộ phận chuyển động và nhiều người hoặc nhóm làm việc trên chúng. Để giữ mọi thứ theo thứ tự và giúp bạn luôn cập nhật tất cả các yếu tố khác nhau, hãy sử dụng một hoặc nhiều công cụ quản lý dự án được yêu thích này.

1. Trello

Trello là một ứng dụng miễn phí rất phù hợp để tổ chức sự kiện. Bạn thêm các thẻ vào một bảng chia sẻ, chẳng hạn như “Nhà cung cấp”, sau đó dễ dàng kéo và thả các thẻ như “Người bán hoa” hoặc “Người cung cấp dịch vụ” vào các danh mục khác nhau (ví dụ: tìm nguồn cung ứng, thương lượng hoặc hợp đồng đã ký). Bằng cách này, mọi người có thể thấy những gì cần làm, những gì đang tiến triển và những gì đã hoàn thành. Có một gói miễn phí cho các cá nhân và một khoản phí cho mỗi người dùng cho các tính năng và nhóm chuyên nghiệp.

2. Basecamp

Basecamp ít trực quan hơn Trello nhưng có nhiều tính năng hơn được thiết kế cho các dự án và nhóm lớn hơn. Basecamp là một trong những công cụ quản lý dự án ban đầu mà nhiều nhà lập kế hoạch sự kiện sử dụng. Bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí 30 ngày, sau đó trả phí cố định mỗi tháng mà không tính phí cho mỗi người dùng.

3. Google Drive

Google Drive không phải là một hệ thống quản lý sự kiện, nhưng nó là một giải pháp khả thi nếu bạn không muốn tìm hiểu phần mềm mới. Google Drive là một nơi đơn giản để lưu trữ bảng tính, tài liệu, bản trình bày và ảnh của bạn. Nó giúp bạn dễ dàng làm việc trên tài liệu hoặc bảng tính được chia sẻ với nhóm của mình, đặc biệt nếu mọi người đang làm việc từ xa. Bạn có thể chia sẻ chúng dễ dàng với bất kỳ ai bạn muốn mà không cần phải gửi các tệp lớn qua email.

4. Chốc

Đây là một công cụ khác tuyệt vời cho công việc từ xa hoặc hữu ích nếu bạn thường gặp khó khăn với việc tìm kiếm các email bị chôn vùi trong hộp thư đến của mình. Bạn có thể tổ chức các cuộc trò chuyện nhóm trong các kênh theo dự án (như một sự kiện cụ thể), chủ đề (như phục vụ ăn uống) hoặc theo nhóm, giúp mọi người có cái nhìn rõ ràng về những gì đang diễn ra. Slack cũng không chỉ để nhắn tin. Các tệp, hình ảnh, PDF, tài liệu và bảng tính của bạn có thể được đưa ngay vào cuộc trò chuyện và chia sẻ với bất kỳ ai. Bạn cũng có thể tìm kiếm trong kho lưu trữ của mình để tìm các mục một cách dễ dàng.

5. Thứ hai

Thứ hai là một công cụ quản lý dự án trực quan với các cập nhật trạng thái được đơn giản hóa để bạn có thể nhanh chóng xem công việc của mình đang theo dõi như thế nào. Cho dù bạn đang giám sát một nhóm các nhà lập kế hoạch nội bộ hay bạn đang làm việc để đưa tất cả các nhà cung cấp sự kiện của mình trên cùng một trang, thật dễ dàng để tùy chỉnh Thứ Hai cho bất kỳ dự án hợp tác nào, từ hội nghị đến lễ hội và mọi thứ ở giữa.

6. EventChannel

Nếu bạn vẫn đang sử dụng bảng tính để quản lý danh sách người tham dự của mình hoặc đang cố gắng quản lý thanh toán thủ công, hãy dừng lại! Sử dụng EventChannel để làm cho việc bán vé, đăng ký và quảng bá sự kiện trở nên dễ dàng, vì vậy bạn có thể tập trung vào việc hoàn thiện trải nghiệm sự kiện của mình. EventChannel cũng thay thế thư viện sách tổ chức sự kiện của bạn bằng blog có liên quan và có thể tìm kiếm với đầy đủ các mẹo và hướng dẫn tổ chức sự kiện.

7. Thu phóng

Công cụ cuộc họp video không chỉ để phát trực tiếp các sự kiện của bạn mà còn có thể giúp bạn lập kế hoạch cho chúng. Ngay cả khi bạn đã sử dụng Slack mãi mãi và bạn và nhóm của bạn đã làm việc cùng nhau trong nhiều dự án, đôi khi trò chuyện trực tiếp là cách tốt nhất để tìm ra kế hoạch quản lý sự kiện của bạn hoặc trả lời các câu hỏi. Trong khi làm việc từ xa, Zoom giúp bạn dễ dàng gặp gỡ những người đồng sáng tạo của mình hoặc thuyết trình trước một nhóm.

Ý tưởng và nguồn cảm hứng

Cần tập trung tất cả các ý tưởng, cảm hứng và chủ đề của bạn cho các sự kiện trong tương lai? Bỏ qua những mẩu giấy vụn hoặc tìm kiếm qua các ghi chú ngẫu nhiên trên điện thoại và thay vào đó sử dụng các ứng dụng lập kế hoạch sự kiện tiết kiệm thời gian này.

8. Túi

Pocket là ứng dụng “lưu nó và đọc sau”. Có rất nhiều thứ để đọc trực tuyến (như blog của chúng tôi về 77 ý tưởng sự kiện) mà có thể bạn sẽ luôn có một danh sách đọc mà bạn muốn cập nhật vào một lúc nào đó. Thay vì đánh dấu mọi thứ, hoặc tệ hơn là quên chúng, bạn có thể sử dụng Pocket để giữ tất cả ở một nơi, thuận tiện khi bạn sẵn sàng đọc chúng. Nó cũng hoàn toàn miễn phí!

9. Evernote

Khi bạn đã đọc xong nội dung nào đó trên Pocket và bạn muốn tham khảo nó sau này, bạn có thể giữ nó trong Evernote (chúng đồng bộ trực tiếp). Và đó không phải là tất cả. Bạn có thể lưu mọi thứ trong Evernote, từ những nét vẽ nguệch ngoạc đến ảnh danh thiếp, PDF và bản ghi âm giọng nói. Nó sắp xếp mọi thứ thành sổ ghi chép với các thẻ làm cho nó không thể thiếu cho bất kỳ ai cần theo dõi nhiều sự kiện cùng một lúc. Nó cũng miễn phí để sử dụng phần lớn chức năng của nó.

10. Feedly

Tìm kiếm nội dung mới để đăng trên mạng xã hội có thể tốn nhiều thời gian. Sử dụng Feedly để tìm kiếm theo chủ đề hoặc từ khóa để tìm các nguồn nội dung phù hợp. Nguồn cấp tin tức của bạn hiển thị nội dung gần đây nhất từ ​​các nguồn đã chọn của bạn và sẽ được hiển thị để bạn cuộn qua tất cả ở một nơi. Bạn có thể lưu nội dung để đọc sau hoặc chia sẻ bài viết với các thành viên khác trong nhóm.

11. Hootsuite

Một số ý tưởng hay nhất đến từ khán giả và cộng đồng của bạn trên phương tiện truyền thông xã hội. Theo dõi tài khoản của những người có ảnh hưởng của bạn, xem họ đang nói về điều gì và lưu những ý tưởng đó thẳng vào Pocket hoặc Evernote với Hootsuite. Hootsuite sắp xếp các cuộc trò chuyện theo chủ đề, thẻ bắt đầu bằng #, từ khóa hoặc người theo dõi và bạn cũng có thể sử dụng nó để lên lịch cho các bài đăng trên mạng xã hội của riêng mình. Hãy xem hướng dẫn cần thiết của chúng tôi về mạng xã hội cho các sự kiện nếu bạn cần thêm trợ giúp với chiến lược xã hội của mình.

12. Pinterest

Đọc qua các trang văn bản để tìm kiếm nguồn cảm hứng là cách dễ nhất để mắt bạn say mê. Với Pinterest, bạn có thể tìm thấy cảm hứng thông qua những hình ảnh đẹp về mọi chủ đề sự kiện. Tạo bảng và ghim hình ảnh cho sự kiện lý tưởng của bạn để tạo bảng tâm trạng của riêng bạn. Khi bạn cần ý tưởng, hãy nhảy vào bảng của bạn và nguồn cảm hứng đang chờ đợi.

Các nhiệm vụ lặp lại nhiều lần

13. IFTTT

Bạn có thấy mình liên tục làm đi làm lại cùng một nhiệm vụ không? Hãy thử If This Then That (IFTTT) để tự động hóa nó. Ví dụ: bạn có luôn tweet các bài đăng trên blog của mình theo cách thủ công không? Bạn có thể thiết lập một công thức cho điều đó. Tạo bảng tính gồm những người theo dõi mới của bạn? Bạn có thể thiết lập chúng để làm điều đó tự động. Bạn muốn thêm ảnh về sự kiện của mình vào Facebook? IFTTT sẽ để điều đó xảy ra mà bạn không cần phải suy nghĩ lại. Và giống như hầu hết các ứng dụng tổ chức sự kiện này, bạn có thể đăng ký và sử dụng miễn phí.

14. Zapier

Bạn đã bao giờ thấy mình mong muốn có thêm một nhân viên để xử lý các quy trình lập kế hoạch sự kiện tẻ nhạt? Zapier có thể giúp bạn và nhóm của bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc mà không cần thuê mới. Ví dụ: bạn có thể nhanh chóng đồng bộ hóa những người tham dự mới của mình từ EventChannel với nền tảng email hoặc hệ thống CRM bạn chọn. Bạn có thể tải xuống hướng dẫn nhanh để bắt đầu.

Làm việc thông minh hơn chứ không chăm chỉ hơn

Được trang bị những công cụ tiết kiệm thời gian này và danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện tuyệt vời của chúng tôi, bạn đã sẵn sàng giải quyết mọi việc. Các công cụ lập kế hoạch sự kiện tốt nhất tích hợp với nhau – như EventChannel, hoạt động với hơn 150 ứng dụng mà bạn có thể dựa vào.

  • Bài viết này hữu ích không?
  • có không



Written by Phạm Minh Long

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

GIPHY App Key not set. Please check settings

Sống theo ước mơ của bạn: Làm thế nào để trở thành một nhà lập kế hoạch sự kiện chuyên nghiệp

Om at Home: Wellness đã tìm thấy vị trí của nó trong cuộc sống được cách ly