in

Cách lập kế hoạch sự kiện: 15 mẹo để giảm thiểu căng thẳng và tăng năng suất



Đối với hầu hết những người sáng tạo, việc lập kế hoạch sự kiện trở nên dễ dàng là một giấc mơ. Tuy nhiên, quá trình lập kế hoạch vẫn có thể là thách thức đối với ngay cả những chuyên gia dày dạn kinh nghiệm nhất.

Tham gia EventChannel Boost, nền tảng tiếp thị tất cả trong một được thiết kế cho những người tạo sự kiện. Cho dù bạn đang kết nối mọi người trực tiếp hay ảo, đối với các bài đọc thơ hoặc bài học mariachi, nấu ăn cùng hoặc hòa nhạc, bạn đã có rất nhiều thứ trên đĩa của mình. EventChannel Boost giúp bạn dễ dàng tiếp cận những người mới, thu hút người hâm mộ và người theo dõi cũng như tăng lượng người tham gia – trực tiếp từ tài khoản EventChannel của bạn.

Dưới đây là 15 mẹo điều phối sự kiện của chuyên gia về cách lập kế hoạch cho một sự kiện và luôn cập nhật danh sách việc cần làm của bạn, để bạn có thể có trải nghiệm ít căng thẳng hơn và tạo ra những sự kiện tuyệt vời.

1. Sắp xếp thời gian và không gian làm việc của bạn

Tạo thói quen làm việc hiệu quả đặt nền tảng cho việc tổ chức sự kiện hiệu quả. Sắp xếp các ngày của bạn, hệ thống hóa quy trình làm việc, sắp xếp lại bàn làm việc của bạn và dành thời gian cho giải lao. Ngay cả việc nghỉ ngơi 15 giây trước màn hình máy tính để giảm mỏi mắt cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn.

Khi vạch ra một ngày của bạn, hãy cố gắng để lại khoảng đệm cho những nhiệm vụ bất ngờ có thể xảy ra. Khi những người tổ chức cuộc thăm dò ý kiến, chúng tôi thấy rằng gần một nửa trong số họ (44%) nói rằng rào cản lớn nhất của họ đối với năng suất là yêu cầu vào phút cuối.

2. Bám sát ngân sách

Tạo ngân sách và tuân thủ ngân sách đó là điều quan trọng để tránh sa vào tình thế đỏ khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Sử dụng công nghệ theo ý của bạn để trau dồi các hoạt động mang lại lợi nhuận cao nhất. EventChannel Boost tự động tiến hành thử nghiệm A / B để bạn biết quảng cáo nào của mình dẫn đến doanh số bán hàng thực tế.

Becki Cross, Giám đốc điều hành tại Events Northern Ltd., cũng khuyên bạn nên lên kế hoạch dự phòng cho những trường hợp đột xuất. Dựa trên kinh nghiệm của cô ấy, thêm 5-25% là một quỹ an toàn tốt.

3. Chọn một địa điểm đáng tin cậy

Địa điểm tổ chức sự kiện của bạn là một phần quan trọng trong trải nghiệm sự kiện. Bạn có thể đang tìm kiếm một địa điểm phi truyền thống cho một thứ gì đó độc đáo, nhưng bạn cũng muốn một địa điểm an toàn, đáng tin cậy, dễ giao dịch và tuân thủ ADA.

Những địa điểm cung cấp những thứ như chỗ ngồi, dịch vụ ăn uống và ánh sáng sẽ giúp bạn giảm bớt gánh nặng trong danh sách việc cần làm. Nhưng Wi-Fi thì sao? IT tại chỗ? Bất kỳ đặc quyền công nghệ nào khác mà một địa điểm tiềm năng cung cấp sẽ chỉ đơn giản hóa việc lập kế hoạch của bạn.

4. Thỏa thuận hợp đồng chi tiết

Hợp đồng ban đầu của bạn càng chứa nhiều thông tin thì khả năng bị hiểu lầm và thao túng càng thấp. Điều này áp dụng cho các hợp đồng bạn tạo cũng như các hợp đồng bạn đánh giá từ các đối tác. Đọc bản in đẹp có vẻ tẻ nhạt, nhưng nó có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ đồng hồ về lâu dài.

Karen Hartline, Giám đốc điều hành của công ty sản xuất Reinventing Events, khuyến khích bạn yêu cầu “báo giá đầy đủ.” Ví dụ, ước tính cho các địa điểm phải bao gồm thuế và bất kỳ khoản phí ẩn nào khác, cũng như lập lịch trình dự phòng.

5. Giảm thiểu các thay đổi vào phút cuối

Để tổ chức một sự kiện, bạn phải làm việc với rất nhiều bên liên quan, nhà tài trợ, nhà tư vấn và nhân tài. Đặt kỳ vọng trước với mọi người để có thời hạn rõ ràng mà sau đó không thể thực hiện thay đổi.

Ví dụ: hãy đảm bảo rằng bạn nói rõ với các nhà cung cấp rằng họ không thể rút lui sau một ngày nhất định. Viện phạt các nghệ sĩ, diễn giả và các tài năng khác nếu họ hủy bỏ. Bạn không thể tránh hoàn toàn những thay đổi vào phút cuối, nhưng chắc chắn bạn có thể khiến họ nản lòng.

6. Tạo một thư mục hoặc danh sách “nhiệm vụ năm phút”

Đây là những công việc mà bạn có thể giải quyết bất cứ khi nào rảnh rỗi. Có một nơi để lưu trữ những tác vụ nhanh này, như trong danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện hoặc thậm chí trên một ghi chú dính, sẽ giúp bạn không phải lo lắng về chúng trong khi bạn đang tập trung vào những việc lớn hơn.

7. Kiểm tra việc xuất vé khỏi danh sách của bạn

Đặt vé và đăng ký không phải là một gánh nặng thêm. Trên thực tế, đối tác bán vé của bạn nên tích cực giúp bạn bán vé mà ít tốn công sức hơn.

Chọn một đối tác sẽ giúp bạn phân phối sự kiện của mình trên các trang web khám phá trên web và bán vé ngay từ các trang web đó. Sau đó, sử dụng tích hợp công nghệ của nền tảng – như nền tảng CRM hoặc tiếp thị qua email – để quảng bá, lập kế hoạch và kiếm lợi nhuận từ các sự kiện mà không tốn nhiều công sức hơn.

8. Hãy để những người tham gia truyền bá thông tin cho bạn

Điều tuyệt vời về mạng xã hội là nó thực hiện tiếp thị cho bạn nếu bạn cho phép. Hoặc, chính xác hơn, nếu bạn cho phép nó để.

Chỉ đơn giản là có tài khoản mạng xã hội thôi là chưa đủ. Bạn cần tạo thông điệp thương hiệu nhất quán, đăng bài một cách chiến lược và sử dụng từng nền tảng truyền thông xã hội như dự định. Cho dù bạn quyết định đầu tư nhiều công sức hơn vào Facebook Live, Instagram story hay Twitter, bạn nên sử dụng các thẻ bắt đầu bằng # tùy chỉnh cho sự kiện của mình trên mọi nền tảng.

9. Kết nối các nền tảng tiếp thị của bạn

Khi bạn đã thiết lập và chạy phương tiện truyền thông xã hội của mình, hãy tự động hóa nó nhiều nhất có thể với EventChannel Boost. EventChannel Boost đưa các chiến dịch tiếp thị trên Facebook và Instagram của bạn vào chế độ lái tự động, tự động khởi chạy và cho phép bạn lên lịch trước cho các bài đăng trên các nền tảng.

Khai thác khả năng phân tích của EventChannel Boost để kiểm tra xem các chiến dịch của bạn đang hoạt động như thế nào và thực hiện các điều chỉnh dựa trên dữ liệu của bạn. Chìa khóa của phương tiện truyền thông xã hội là đạt được sự cân bằng tốt giữa thực hành và rảnh tay.

10. Tự động hóa mọi thứ khác mà bạn có thể

Bạn có thấy mình liên tục làm đi làm lại cùng một nhiệm vụ không? Bạn có thể muốn thử If This Then That (IFTTT) để tự động hóa nó.

Ví dụ: nếu bạn nhận thấy rằng bạn thường tweet theo cách thủ công về các bài đăng blog mới của mình, bạn có thể thiết lập một công thức cho điều đó. Bạn muốn thêm ảnh về sự kiện của mình vào Facebook? IFTTT sẽ biến điều đó thành hiện thực mà bạn không cần phải suy nghĩ lại.

Bạn cũng có thể đồng bộ hóa sự kiện và dữ liệu bán hàng của mình bằng cách tích hợp công nghệ bán vé với Salesforce. Những tích hợp như thế này giúp tự động hóa những việc không cần thiết trong danh sách việc cần làm của bạn mỗi ngày.

11. Làm cho dữ liệu trở thành bạn của bạn

Dữ liệu có thể làm giảm sự không chắc chắn xung quanh các nỗ lực tiếp thị, bán hàng và hoạt động của bạn trong khi bạn lập kế hoạch cho một sự kiện. Khi bạn có các con số để hỗ trợ cho việc ra quyết định của mình, bạn sẽ dành ít thời gian hơn để băn khoăn về các lựa chọn của mình.

Tiếp cận ROI từ các chiến dịch tiếp thị của bạn có thể giúp bạn chứng minh những gì bạn đã chi tiêu để chạy các chiến dịch. Biết chính xác những kênh mà người mua vé của bạn đang đến có nghĩa là bạn có thể thúc đẩy nỗ lực công nghệ của mình ở những nơi quan trọng.

Có và sử dụng dữ liệu mạnh mẽ mang lại cho bạn sức mạnh đàm phán và cho phép bạn phân tích ảnh hưởng của tất cả các quyết định của mình để bạn có thể tiếp tục điều chỉnh. Với EventChannel Boost, dữ liệu đó luôn được cập nhật và luôn rõ ràng, đơn giản và dễ truy cập.

12. Hãy sẵn sàng cho bất cứ điều gì để ngăn chặn phản ứng dữ dội của người tham dự

Cho dù đó là một việc nhỏ hay điều gì đó lớn hơn, như thay đổi các quy định về đại dịch, hãy đảm bảo bạn có kế hoạch dự phòng để tránh phản ứng dữ dội của người tham dự. Thời tiết không thuận lợi, tai nạn giao thông cục bộ, công nghệ hỏng hóc – tất cả những điều này có thể làm trật bánh một sự kiện. Hãy sẵn sàng để xoay chuyển sự kiện của bạn hoặc di chuyển nó trực tuyến với các mẹo về sự kiện ảo này.

Có một kế hoạch chiến thuật cho bất cứ điều gì có thể xảy ra sai, và chắc chắn có bảo hiểm tại chỗ. Hầu hết các nhà tổ chức sự kiện đều mang ít nhất 1 triệu đô la tiền bảo hiểm trách nhiệm hoặc thậm chí nhiều hơn cho một sự kiện lớn hơn. Nếu bạn không chắc chắn về cách xử lý việc hủy, hãy tham khảo hướng dẫn của chúng tôi để hủy sự kiện của bạn một cách duyên dáng.

13. Yêu cầu phản hồi

Đừng bỏ lỡ cơ hội để làm cho sự kiện tiếp theo của bạn tốt hơn nữa. Ngay sau khi sự kiện của bạn kết thúc, hãy gửi một bản khảo sát cho tất cả những người tham dự. Phản hồi của họ sẽ giúp bạn trau dồi những nỗ lực mang lại lợi nhuận cao nhất cho bạn trong năm tới.

Để đảm bảo những người tham dự của bạn thực sự đọc và gửi bản khảo sát, hãy gửi nó nhanh chóng và đưa ra khuyến khích. Thực tiễn tốt nhất là gửi khảo sát trong vòng 24 giờ kể từ khi sự kiện của bạn diễn ra, vì vậy việc chuẩn bị khảo sát trước khi sự kiện bắt đầu sẽ rất hữu ích.

14. Tóm tắt với nhóm của bạn

Tương tự như việc thu thập phản hồi từ những người tham dự, hãy đảm bảo thảo luận về sự kiện với nhóm của bạn. Yêu cầu nhân viên và tình nguyện viên xem xét điều gì đã diễn ra tốt đẹp và điều gì có thể thay đổi trong phạm vi trách nhiệm của họ. Có chủ ý thu thập phản hồi từ mọi người thông qua một cuộc khảo sát hoặc cuộc trò chuyện qua email. Đây cũng là một cơ hội tuyệt vời để cảm ơn tất cả những người đã đóng góp cho sự kiện.

Sau đó, lên lịch một cuộc họp phỏng vấn với nhóm lãnh đạo cốt lõi của bạn để thảo luận về phản hồi từ những người tham dự, nhân viên và tình nguyện viên. Tìm cách để ăn mừng những gì đã diễn ra tốt đẹp và cách kết hợp những thay đổi có chủ đích cho lần sau.

15. Có một nghi lễ cuối ngày

Cố gắng lên kế hoạch cho một sự kiện có thể cảm thấy giống như một công việc 24/7. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải dừng lại một ngày làm việc của bạn và sắp xếp thời gian để giảm bớt áp lực. Chăm sóc bản thân có nghĩa là bạn sẽ có đủ năng lượng và sự tập trung để chăm sóc mọi thứ khác. Bạn cũng sẽ được trang bị tốt hơn để đánh giá chính xác tiến trình của mình và tinh chỉnh quy trình ưu tiên của mình.

Bây giờ bạn là một trình hướng dẫn năng suất

Khi bạn phải có các quy trình và công nghệ phù hợp, bạn có thể bắt đầu đưa kế hoạch tổ chức sự kiện của mình lên cấp độ tiếp theo. Tìm hiểu sâu hơn về cách bạn đang quảng bá sự kiện của mình với hướng dẫn tiếp thị cuối cùng của chúng tôi cho các sự kiện và bắt đầu lập kế hoạch tiếp thị sự kiện của bạn. Quan trọng nhất, hãy sử dụng EventChannel Boost để tiếp thị đến nhiều người hơn và quản lý tất cả các sự kiện của bạn ở một nơi.

  • Bài viết này hữu ích không?
  • có không



Written by Phạm Minh Long

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

GIPHY App Key not set. Please check settings

Dự luật cứu trợ COVID-19 mới có ý nghĩa như thế nào đối với các địa điểm

Sống theo ước mơ của bạn: Làm thế nào để trở thành một nhà lập kế hoạch sự kiện chuyên nghiệp