in

Cách tổ chức một sự kiện ảo mà người tham dự sẽ yêu thích


Như bất kỳ ai trong ngành tổ chức sự kiện đều biết, không có quy hoạch nào có thể dự đoán được thời tiết, một địa điểm hoặc hủy bỏ nghệ sĩhoặc – như chúng tôi hiện đang giải quyết – một đại dịch toàn cầu. Khi những thất bại không mong muốn khiến sự kiện của bạn bị trật bánh, một kế hoạch dự phòng sẽ giúp bạn quyết định bước đi tiếp theo của mình. Nhưng nếu bạn không có thì sao?

Điểm mấu chốt là bất chấp chuyên môn và kinh nghiệm của bạn, khả năng thích ứng vẫn là kỹ năng có lợi nhất mà bạn cần với tư cách là một chuyên gia tổ chức sự kiện. Và với hàng loạt tùy chọn định dạng kỹ thuật số, bạn có thể xoay vòng liên tục hơn trong bất kỳ thử thách nhất định nào.

Mới tổ chức các sự kiện trực tuyến? Kiểm tra bộ sưu tập tài nguyên này.

Một số gọi nó là buổi phát trực tiếp, những người khác gọi nó là hội thảo trên web hoặc sự kiện ảo. Tất cả những gì quan trọng là sự mong đợi của những người tham dự của bạn được thỏa mãn – hoặc tốt hơn là đã vượt quá. Đọc để tìm hiểu làm thế nào.

Nhìn về khía cạnh tươi sáng của các sự kiện trực tuyến

Bạn không chỉ có thể cứu vãn sự kiện của mình khi đối mặt với các biện pháp bên ngoài mà còn có những lợi ích trực tiếp đối với định dạng trực tuyến mới của bạn. Bạn có thể:

  • Mở sự kiện của bạn với nhiều người hơn
  • Tiết kiệm chi phí như đi lại, nhà cung cấp và địa điểm
  • Tận dụng các công cụ xã hội và trò chuyện để giữ cho cuộc trò chuyện tiếp tục

Xác định xem sự kiện của bạn có phù hợp với khán giả trực tuyến hay không

Những gì hoạt động ngoại tuyến trong thế giới thực có thể không có trong ảo. Nhưng điều đó không có nghĩa là hội thảo, lớp học hoặc hội thảo trực tuyến của bạn phải là tiêu chí phụ. Có thể cung cấp trải nghiệm chất lượng ở mọi định dạng.

Buổi hòa nhạc hoặc buổi biểu diễn trực tiếp sẽ hoàn hảo cho trải nghiệm kỹ thuật số vì nó mở rộng phạm vi sự kiện của bạn ra ngoài ranh giới thực và khiến khách trực tuyến cảm thấy như họ là một phần của hành động. Ngược lại, một hội thảo xây dựng giếng trời yêu cầu những người tham dự sử dụng các vật liệu vật chất mà họ không sở hữu hoặc không sở hữu sẽ không hoạt động.

Các sự kiện thường là diễn đàn để thảo luận và lãnh đạo tư tưởng, chẳng hạn như một tòa thị chính về việc thu hẹp khoảng cách lương theo giới có thể mang lại giá trị tương tự ở định dạng trực tuyến. Và nếu bạn lo lắng về việc mất đi những lợi ích của mạng, thì đừng. Bằng cách khuyến khích khách tham gia vào phần nhận xét và trò chuyện, bạn cung cấp không gian để mọi người tương tác, chia sẻ suy nghĩ và thảo luận về sự kiện trong thời gian thực.

Chọn công nghệ phù hợp

Bạn sẽ cần phải quyết định về nền tảng mà bạn sẽ phát sóng sự kiện trực tiếp hoặc bản trình bày trực tuyến của mình. Nếu bạn muốn hiển thị bối cảnh và thiết lập địa điểm của mình – hoặc giới thiệu một nghệ sĩ biểu diễn – một dịch vụ phát trực tuyến video như Trực tiếp trên Facebook là thích hợp nhất.

Đôi khi bạn sẽ cần áp dụng một công cụ ưu tiên sự tham gia của những người tham gia sự kiện. Đối với định dạng này chúng tôi khuyên bạn nên thu phóng, cho phép bạn:

  • Tích hợp với các nền tảng Facebook và YouTube
  • Giải quyết vấn đề tương tác với các tính năng trò chuyện và thăm dò Q&A.
  • Bao gồm hình thức giơ tay ảo và theo dõi mức độ quan tâm của khán giả với nội dung của bạn

Tất nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm trải nghiệm đăng ký và đặt vé liền mạch, bạn sẽ cần một nền tảng đặt vé nâng cao cho phép bạn tạo chiến lược giá và cung cấp nhiều loại vé. Các nền tảng đăng ký và bán vé hiện đại như EventChannel sẽ giúp bạn dễ dàng quảng bá sự kiện trực tuyến của mình với việc đăng ký và tích hợp tiếp thị cho Facebook và Instagram.

Không tiết kiệm thiết bị sản xuất

Một phần của cảm giác như bạn đang có trải nghiệm âm thanh và hình ảnh liền mạch. Dưới đây là một số điểm kiểm tra để đảm bảo khán giả của bạn vẫn tương tác:

  • Kiểm tra video và âm thanh của bạn trước sự kiện của bạn: Bạn sẽ có thể khắc phục mọi sự cố trước khi chúng ảnh hưởng đến trải nghiệm khách của bạn
  • Sử dụng máy ảnh và tai nghe chất lượng tốt: Máy ảnh trên máy tính của bạn sẽ hoàn thành công việc, nhưng điều quan trọng là phải nhớ đến khán giả của bạn. Mọi người tham dự các sự kiện và buổi họp mặt trực tiếp để có những trải nghiệm phong phú, sống động mà họ cung cấp. Vì vậy, hãy đầu tư vào một máy ảnh và micrô chất lượng để đảm bảo sự hiện diện của bạn trên màn hình của họ sắc nét và rõ ràng.
  • Đảm bảo kết nối của bạn chắc chắn: Đó là một điều hoàn toàn tồi tệ nếu wifi phát sáng có nghĩa là bộ nhạc trực tiếp của bạn bị ngắt 3 phút một lần. Chất lượng tốt nhất trên kết nối internet có dây chắc chắn, nếu không, chỉ cần đảm bảo bạn có Wi-Fi có thể sử dụng được.

Trau dồi kỹ năng thuyết trình của bạn

Bạn có thể là một MC có kỹ năng, nhưng làm việc với khán giả trực tiếp hơi khác một chút so với thu hút khách mời kỹ thuật số. Hãy xem xét các chiến thuật này để đảm bảo bạn giữ được sự chú ý của họ:

  • Nhìn vào máy ảnh: Chiến thuật này sẽ bắt chước cảm giác giao tiếp bằng mắt của người đối diện. Đo phản ứng bằng cách nhìn vào màn hình, nhưng xen kẽ bằng cách nhìn vào máy ảnh để khán giả cảm thấy như bạn đang thực sự nói chuyện với họ.
  • Sử dụng các công cụ tương tác: Khi thích hợp, hãy kết hợp chia sẻ màn hình, chú thích nội dung được chia sẻ, gửi cuộc thăm dò ý kiến ​​và thu hút phản hồi trong cuộc trò chuyện.

Quản lý hậu cần chuyển từ trực tiếp sang ảo (dành cho Người sáng tạo EventChannel)

Bây giờ bạn biết làm thế nào để tổ chức một sự kiện trực tuyến sẽ cạnh tranh với trải nghiệm trực tiếp của bạn và khiến những người tham dự của bạn thán phục, hãy xem một số điều hậu cần bạn sẽ cần quản lý khi thực hiện thay đổi:

Sự kiện chỉ trực tuyến được thiết lập: Tùy chỉnh các loại vé và trải nghiệm chọn tham gia khi lưu trữ kỹ thuật số để cho phép trải nghiệm liền mạch.

Thiết lập hội thảo trên web trả phí: Zoom và EventChannel đã hợp tác để làm cho quá trình này diễn ra suôn sẻ nhất có thể. Tạo hội thảo trên web của bạn trong Zoom và đăng nhập vào tài khoản EventChannel của bạn để thiết lập sự kiện này trực tuyến.

Tự động hóa hầu hết các hoạt động sự kiện trực tuyến của bạn: Sử dụng Liên kết kỹ thuật số để thiết lập lời nhắc và các tính năng như truy cập tài liệu.

Mời khán giả của bạn tham gia trực tuyến với bạn: Giống như bạn làm đối với bất kỳ sự kiện nào, bạn cần có một kế hoạch quảng bá chiến thuật cho các sự kiện trực tuyến của mình. Bắt đầu bằng cách mời mọi người theo những cách bạn luôn có cho các sự kiện trực tiếp: bản tin email, phương tiện truyền thông xã hội, thêm sự kiện trực tuyến của bạn vào Facebook, cập nhật trang web.

Đây là một ví dụ:

Ví dụ về lời mời hội thảo trên web của EventbriteTuy nhiên, đối với các sự kiện trực tuyến trực tiếp, bạn nên thực hiện thêm một bước: Gửi lời nhắc khoảng một giờ trước khi sự kiện bắt đầu.

Trong giao tiếp của bạn, hãy nói rõ rằng đây là một sự kiện trực tuyến và mọi người đều được chào đón. Nếu bạn đang tính phí cho sự kiện, hãy cung cấp thông tin rõ ràng.

Thay đổi sự kiện của bạn từ trực tiếp thành ảo: Nếu bạn cần thay đổi địa điểm tổ chức sự kiện của mình từ địa chỉ thực sang địa chỉ ảo, hãy làm theo các bước sau.

  1. Nhấp vào sự kiện của bạn trong “Quản lý sự kiện” trong tài khoản của bạn.
  2. Chuyển đến “Thông tin cơ bản” trên Trang tổng quan sự kiện của bạn.
  3. Chọn biểu tượng bút chì bên cạnh vị trí sự kiện của bạn.
  4. Nhấp vào menu thả xuống “Địa điểm” và chọn “Sự kiện trực tuyến”. Làm theo các bước để tạo trang sự kiện phát trực tiếp.

Có một vài bước bổ sung bạn sẽ muốn nhớ khi thay đổi sự kiện trực tiếp thành sự kiện ảo.

  • Bảo đảm để thông báo những thay đổi cho những người tham dự của bạn.
  • Khi bạn chuyển từ một địa điểm thực sang trực tuyến, EventChannel sẽ không tự động gửi liên kết của buổi phát trực tiếp đến những người tham dự của bạn. Bạn có thể bao gồm liên kết trong gửi email cho người tham dự hoặc gửi nó đi sau.

5 bước hành động để khuyến khích sự tham gia của người tham dự

Nghiên cứu cho thấy 47% mọi người có nhiều khả năng đặt câu hỏi tại một sự kiện ảo hơn và 37% có nhiều khả năng nói chuyện với một người trong gian hàng ảo hơn là một người thực. Có rất nhiều cơ hội để thúc đẩy sự tham gia của khán giả, bạn chỉ cần biết cách.

Cho dù bạn đang tổ chức một hội thảo yoga trực tuyến, buổi hòa nhạc dân gian phát trực tiếp hay một hội nghị ngành nhiều phiên, cuộc tụ họp ảo của bạn sẽ được hưởng lợi từ sự giao tiếp mạnh mẽ xuyên suốt.

    • Tạo các điểm tạm dừng tự nhiên để mọi người kêu vang.
      Những người tham dự chỉ có thể dành toàn bộ sự chú ý của họ trong thời gian dài. Những khoảnh khắc tạm dừng làm việc hòa vào nhịp điệu của sự kiện, nơi người xem có thể nhận xét, bỏ phiếu hoặc đặt câu hỏi về nội dung có thể giúp bạn duy trì sự quan tâm cao.
    • Đặt một khuôn mặt cho giọng nói.
      Người nghe sử dụng cách xếp hàng, tư thế và lập trường trên khuôn mặt ngoài những từ được nói để hiểu những gì đang được nói. Giúp yếu tố con người dễ dàng tỏa sáng hơn bằng cách thể hiện tiếng nói của người dẫn chương trình bằng cách sử dụng video.
    • Sử dụng các tính năng tương tác.
      Thăm dò ý kiến ​​trực tiếp, trò chuyện trực tiếp và Hỏi đáp trực tiếp trong hoặc khi kết thúc sự kiện trực tuyến, tất cả đều giúp phá bỏ rào cản giữa khán giả và người dẫn chương trình. Nếu bạn có một hội nghị ảo, hãy cân nhắc cung cấp các gian hàng ảo.
    • Tranh thủ một diễn giả / nghệ sĩ biểu diễn / tài năng đam mê.
      Không có gì tệ hơn việc tham gia hội thảo trên web và nhận ra rằng người nói đang tự động lái xe về nội dung của họ. Đảm bảo rằng người nói của bạn hào hứng, hiểu biết và có tổ chức.
    • Đảm bảo công nghệ của bạn đáp ứng được nhiệm vụ.
      Tổ chức sự kiện trực tuyến của bạn rẻ hơn rất nhiều so với tổ chức trực tiếp, nhưng bạn vẫn muốn đảm bảo rằng bạn đã thiết lập để thành công. Điều đó có nghĩa là thực hiện nghiên cứu của bạn trên các phần mềm khác nhau và chọn nền tảng tốt nhất để tổ chức sự kiện ảo của bạn.

Phần kết luận

Đưa vào một sự kiện tuyệt vời không phải là một kỳ công dễ dàng. Nhưng với những mẹo này và khả năng thích ứng của bạn, bạn có thể mang đến cho người tham dự một trải nghiệm đáng giá.

  • Bài viết này hữu ích không?
  • có không



Written by Phạm Minh Long

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

GIPHY App Key not set. Please check settings

11 Ý tưởng và Mẹo của Chuyên gia để Truyền cảm hứng cho Sự kiện Ảo Thành công Tiếp theo của Bạn

4 Ý tưởng tổ chức tiệc để thu hút đám đông vào ngày 4 tháng 7