in

Danh sách kiểm tra: Lập kế hoạch cho một sự kiện khai trương lại sau COVID-19



Việc tổ chức bất kỳ loại sự kiện nào cũng cần có kế hoạch và tổ chức để đảm bảo sự kiện diễn ra không gặp trở ngại. Theo dõi một danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện có thể làm cho quá trình này bớt đáng sợ hơn – nhưng danh sách kiểm tra cũ của bạn có thể đã lỗi thời. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện mở lại hoành tráng để kỷ niệm sự trở lại của các sự kiện trực tiếp, thì bạn cần một danh sách kiểm tra lưu ý các quy định và hạn chế của COVID-19.

Rất có thể đã lâu bạn chưa lên kế hoạch cho một sự kiện trực tiếp. Bây giờ, bạn sẽ phải xem xét các chi tiết bổ sung để đảm bảo sự kiện tuân theo các biện pháp tránh xa xã hội, che mặt và các biện pháp an toàn COVID-19 khác. Danh sách kiểm tra này có thể hướng dẫn bạn khi bạn quyết định cách tổ chức một sự kiện khai trương thu hút khán giả của mình, hoạt động theo phong cách bình thường mới và giữ mọi thứ được ngăn nắp trong suốt quá trình.

Bắt đầu với những điều cơ bản về lập kế hoạch sự kiện

Khi bạn bắt đầu lập kế hoạch mở lại lần đầu tiên của mình, hãy bắt đầu với những điều cơ bản. Thực hiện các bước để tuân thủ các yêu cầu COVID-19 ngay từ đầu có thể giúp đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

  • Chọn một loại sự kiện: Xác định xem bạn muốn tổ chức sự kiện trực tiếp hay sự kiện kết hợp. Trong khi một sự kiện lai có thể đòi hỏi nhiều công sức hơn, nó mở ra sự kiện của bạn cho một lượng lớn khán giả hơn, bao gồm cả những người tham dự tiềm năng có thể chưa sẵn sàng cho các sự kiện trực tiếp.
  • Tính ra các con số: Nghiên cứu các hạn chế về sức chứa hiện tại của chính quyền địa phương để xác định số lượng vé bạn có thể bán. Nhiều khu vực sẽ tiếp tục yêu cầu các địa điểm phải hoạt động với công suất giảm để tạo ra sự xa rời xã hội.

Xem xét các rủi ro và yêu cầu về an toàn

Các sự kiện sau COVID-19 chắc chắn sẽ khác với các sự kiện trước đại dịch. Của bạn danh sách kiểm tra kế hoạch đại dịch nên đảm bảo rằng sự kiện của bạn tuân theo tất cả các giao thức COVID-19 hiện tại. Hãy xem các nguồn này khi bạn lập chiến lược:

  • Hướng dẫn CDC hiện tại: Hãy coi CDC là tài nguyên đầu tiên của bạn khi nói đến các quy định COVID-19. CDC cung cấp hướng dẫn luôn thay đổi dựa trên tỷ lệ ca bệnh hiện tại và dữ liệu tiêm chủng, vì vậy bạn sẽ có bằng chứng cập nhật nhất để hướng dẫn các quy trình lập kế hoạch sự kiện và an toàn của mình.
  • Hướng dẫn địa phương: Chính quyền địa phương hoặc tiểu bang của bạn cũng có thể có các quy định COVID-19, bao gồm các hướng dẫn cụ thể cho các sự kiện lớn. Xem xét kỹ các nguyên tắc này để đảm bảo sự kiện của bạn tuân thủ tất cả các quy định.
  • Đầu vào từ những người tham gia: Tìm hiểu mức độ thoải mái của người tham gia bằng cách gửi bản khảo sát trước sự kiện. Kết quả có thể cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc quan trọng về các tính năng an toàn mà bạn cần phải có để đảm bảo hầu hết những người tham gia đều sẵn sàng tham gia.
  • Báo cáo ngành sự kiện EventChannel: Báo cáo này được cập nhật thường xuyên với thông tin về các quy định, xu hướng của ngành và hơn thế nữa.
  • Sách hướng dẫn về an toàn sự kiện cho COVID-19: Trước khi khởi chạy lại trải nghiệm trực tiếp, bạn sẽ cần xem xét tất cả các rủi ro về sức khỏe và an toàn hiện hành. Đây là tài liệu để bạn tham khảo khi xác định những rủi ro nào có thể áp dụng cho sự kiện của bạn và cách giải quyết chúng.

Thiết kế ngân sách của bạn

Lập ngân sách sơ bộ cho sự kiện của bạn để bạn chuẩn bị cho cả chi phí dự kiến ​​và chi phí không mong muốn. Nếu bạn không chắc nên bắt đầu từ đâu, hãy làm theo các mẹo sau:

  • Xem lại ngân sách sự kiện trước đó của bạn làm cơ sở: Nếu gần đây bạn chưa tổ chức sự kiện trực tiếp, thì bạn có thể cần phải làm mới mẫu ngân sách của mình. Bạn có thể sử dụng phiên bản cũ làm cơ sở, nhưng bạn sẽ cần tính đến những thay đổi như chi phí vật liệu tăng, chi phí địa điểm, v.v.
  • Đưa ra những phỏng đoán có học về các khoản chi mới: Hãy nhớ rằng các biện pháp phòng ngừa an toàn COVID-19 sẽ yêu cầu một số đầu tư. Ví dụ: bạn có thể cần mua PPE cho bất kỳ ai làm việc trong sự kiện, hoặc bạn có thể có thêm chi phí cho việc dọn dẹp vật tư.
  • Bao gồm một khoản đệm cho các chi phí không mong muốn: Thật thông minh nếu bạn tích lũy thêm một ít ngân sách cho những chi phí không mong muốn, chẳng hạn như những thay đổi vào phút chót đối với biển báo hoặc thêm giờ cho đội dọn dẹp.

Chọn ngày và địa điểm sự kiện của bạn

Bây giờ bạn đã quen thuộc với các quy định COVID-19 và đã có sẵn ngân sách, bạn có thể đi sâu vào chi tiết.

  • Hội họp: Mua sắm xung quanh để có địa điểm phù hợp cho sự kiện của bạn. Hãy nhớ rằng địa điểm yêu thích của bạn có thể đang hoạt động theo các quy định khác nhau ngay bây giờ, vì vậy hãy lưu ý các nguyên tắc tổ chức sự kiện mới của địa điểm để đảm bảo địa điểm đó phù hợp với sự kiện khai trương của bạn.
  • Ngày diễn ra sự kiện: Đảm bảo ngày của bạn phù hợp với địa điểm của bạn và những người tham gia của bạn. Nếu bạn muốn mở rộng khả năng tổ chức sự kiện của mình hoặc nếu khách thích tổ chức sự kiện ngoài trời, hãy chọn ngày phù hợp với thời tiết. Mặc dù bạn không thể kiểm soát dự báo, nhưng bạn có thể tăng cơ hội gặp thời tiết tốt bằng cách kiểm tra thông tin khí hậu trong quá khứ cho khu vực của bạn.

Tuyển dụng nhóm sự kiện của bạn

Ngày đã định và địa điểm đã được đặt trước. Bây giờ, bạn đã sẵn sàng để tuyển dụng một đội để làm cho buổi khai trương trở lại thành công.

  • Tình nguyện viên và công nhân: Cho dù bạn đang tìm kiếm một số trợ giúp miễn phí cho một sự kiện từ thiện hay dự định trả lương cho nhân viên của mình, bạn sẽ cần phải xây dựng một nhóm người chuyên giúp sự kiện của bạn diễn ra mà không gặp trở ngại. Hãy liên hệ với những người tình nguyện và nhân viên sự kiện trước đây để kiểm tra tính khả dụng của họ trước và khuyến khích họ giới thiệu những đồng nghiệp cũng có thể muốn giúp đỡ.
  • Diễn giả: Nếu cần, hãy tìm một diễn giả chính cho sự kiện của bạn. Khi tìm kiếm diễn giả, hãy cân nhắc bất kỳ sự do dự nào mà các cá nhân có thể mắc phải do COVID-19. Một số diễn giả có thể không muốn đi du lịch, vì vậy bạn có thể chọn đặt chỗ cho người địa phương hoặc sắp xếp để phát trực tiếp.
  • Bảo vệ: Tìm hiểu xem địa điểm tổ chức sự kiện của bạn có cung cấp bảo mật hay không. Nếu không, hãy tìm của riêng bạn. Một nhóm bảo mật có thể đặc biệt hữu ích trong việc thực thi các quy tắc COVID-19 như che dấu và điều khiển từ xa.

Tiếp thị sự kiện của bạn

Tạo sự quan tâm đến sự kiện của bạn bằng cách công khai sự kiện đó qua nhiều kênh khác nhau với các mẹo này.

  • Phân phối thông tin sự kiện cho những người tham dự trước đây: Thông báo cho những người tham gia sự kiện trước đó rằng bạn đã trở lại bằng cách gửi cho họ lời mời sự kiện mở lại lớn. Một email hoặc ghi chú được cá nhân hóa sẽ thu hút đối tượng trung thành này và giúp tăng doanh số bán hàng.
  • Đăng thông tin chi tiết trên các kênh xã hội của bạn: Quảng cáo trên phương tiện truyền thông xã hội để bạn có thể tiếp cận những người mới tham gia sự kiện, những người có thể hào hứng tiếp tục các sự kiện trực tiếp sau một năm hoặc nhiều sự kiện ảo.
  • Chia sẻ các yêu cầu an toàn: Đảm bảo khách cảm thấy an toàn khi mua vé bằng cách chia sẻ trước gói an toàn COVID-19 của bạn. Hầu hết khách sẽ cảm thấy thoải mái hơn nếu họ biết những gì mong đợi và hiểu rằng bạn coi trọng COVID-19.

Ban ve

Hãy ghi nhớ các biện pháp phòng ngừa COVID-19 khi bạn sẵn sàng bán vé cho sự kiện của mình.

  • Xem xét chính sách hoàn lại tiền: Những người tham gia sự kiện có thể sẵn sàng mua vé hơn khi họ biết rằng họ có thể được hoàn lại tiền nếu điều kiện hoặc tình trạng sẵn có của họ thay đổi.
  • Đặt giá của bạn dựa trên các hạn chế về dung lượng: Rất có thể bạn sẽ tổ chức một sự kiện nhỏ hơn do hạn chế về sức chứa của địa điểm. Đặt giá vé của bạn với tính độc quyền này.
  • Cung cấp mục nhập không tiếp xúc: Tạo tùy chọn nhập cảnh không tiếp xúc cho phép khách quét vé kỹ thuật số mà không cần liên hệ cận cảnh với nhân viên hoặc tình nguyện viên.

Chuẩn bị địa điểm

Chuẩn bị địa điểm của bạn sẵn sàng cho sự kiện trong khi xem xét các giao thức an toàn.

  • Treo biển báo an toàn: Sử dụng bảng chỉ dẫn sự kiện để nhắc khách đeo khẩu trang hoặc đứng cách nhau 6 feet. Biển báo cũng có thể ngăn chỗ ngồi để đảm bảo khách không tụ tập.
  • Sơ đồ phòng: Tạo một thiết lập chỗ ngồi cho phép khách tự tạo khoảng cách về mặt xã hội theo hướng dẫn của địa điểm và địa phương.
  • Sạch sâu: Vệ sinh kỹ lưỡng địa điểm trước khi sự kiện diễn ra và chuẩn bị lau các bề mặt thường xuyên tiếp xúc trong suốt sự kiện.
  • Giữ nguồn cung cấp trong tay: Đặt giỏ có thêm PPE cho những khách có thể cần. Cung cấp các trạm vệ sinh trong toàn bộ không gian sự kiện.

Thực thi các biện pháp an toàn tại sự kiện

Sự kiện của bạn ở đây và các biện pháp an toàn COVID-19 phải được duy trì mọi lúc. Hãy xem xét các bước này dựa trên địa điểm của bạn và các nguyên tắc địa phương.

  • Kiểm tra nhiệt độ: Nếu được yêu cầu, hãy sẵn sàng kiểm tra nhiệt độ của những người tham gia sự kiện trước khi họ tham gia sự kiện.
  • Thực thi mặt nạ: Đảm bảo khách đến với khẩu trang và đeo khẩu trang theo hướng dẫn của bạn.
  • Kiểm tra khoảng cách: Nếu khách cần ở riêng, hãy đảm bảo họ tuân thủ mọi sắp xếp chỗ ngồi xa cách xã hội mà bạn đã thiết lập. Điều này có thể bao gồm việc không di chuyển ghế xung quanh, giữ nguyên trong vỏ, đứng trên đường băng, v.v.

Theo dõi với khách

Gửi một bản khảo sát sau sự kiện để đánh giá suy nghĩ của khách về sự kiện của bạn. Bạn có thể sử dụng phản hồi của họ để làm cho sự kiện tiếp theo của bạn tốt hơn nữa.

  • Sự an toàn: Tìm hiểu xem khách mời cảm thấy an toàn như thế nào tại sự kiện của bạn và những biện pháp an toàn nào mà họ muốn áp dụng.
  • Nhận xét: Yêu cầu khách đưa ra phản hồi về trải nghiệm và mức độ thoải mái của họ tại sự kiện.

Tìm kiếm thêm cảm hứng? Khám phá cách phát triển các sự kiện trực tiếp trong thời kỳ đại dịch và tìm hiểu cách những người tạo sự kiện toàn cầu đang thích ứng với COVID-19.

Một sự kiện mở cửa lại thành công là có thể đạt được, ngay cả khi đại dịch vẫn tiếp tục. Danh sách kiểm tra sự kiện khai trương này có thể hướng dẫn bạn khi bạn phát triển một sự kiện tối đa hóa sự thoải mái và an toàn cho khách. Hãy xem Playbook an toàn COVID-19 của EventChannel cho các sự kiện để biết thêm hướng dẫn khi các sự kiện trực tiếp tiếp tục.

  • Bài viết này hữu ích không?
  • có không



Written by Phạm Minh Long

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

GIPHY App Key not set. Please check settings

Đánh giá Rủi ro Địa điểm cho Các Sự kiện Trong (Và Sau) COVID-19

Sử dụng Học viện EventChannel để tạo các sự kiện tốt hơn