in

Danh sách kiểm tra sản xuất sự kiện ảo cho phát trực tiếp, hội thảo trên web, v.v.



Sự chuyển đổi đột ngột sang các sự kiện ảo vào năm 2020 khiến nhiều nhà tổ chức sự kiện phải xoay xở để kết thúc các mối quan hệ lỏng lẻo khi họ tìm cách phát trực tiếp các sự kiện của mình. Giờ đây, sau một năm lên kế hoạch cho các sự kiện ảo, mức độ phổ biến của những sự kiện này đã được khẳng định. Điều đó có nghĩa là người lập kế hoạch sự kiện cần hiểu cách tổ chức các buổi phát trực tiếp, hội thảo trên web và các sự kiện ảo khác như một chuyên gia. Đây là danh sách kiểm tra sự sẵn sàng của chúng tôi để đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị cho những điều mong đợi và không mong đợi trong sự kiện tiếp theo của bạn.

1. Chọn một nền tảng sự kiện và xây dựng nhóm của bạn

  • Xác định loại sự kiện của bạn trước tiên. Đó có thể là sự kiện kết hợp kết hợp trải nghiệm trực tiếp với trải nghiệm ảo hoặc sự kiện phát trực tiếp tiếp cận nhiều đối tượng.
  • Dựa trên loại sự kiện của bạn, hãy quyết định loại nội dung nào bạn sẽ cần cung cấp để tạo ra một sự kiện hấp dẫn. Nội dung của bạn có thể bao gồm các bài thuyết trình trực quan, các buổi biểu diễn nhạc sống, diễn giả chính, các phiên Hỏi và Đáp hoặc các phiên nhóm nhỏ cho người tham gia. Với những yếu tố này, hãy chọn công nghệ quản lý sự kiện có thể xử lý tất cả các yêu cầu của bạn.
  • Thiết lập thông tin cơ bản về sự kiện của bạn. Chọn một chủ đề và tìm những diễn giả có thể cung cấp nội dung hấp dẫn. Kiểm tra danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện cuối cùng của chúng tôi để đảm bảo không có gì lọt qua các vết nứt.
  • Tập hợp nhóm sự kiện của bạn, những người sẽ giúp buổi phát trực tiếp của bạn diễn ra mà không gặp khó khăn. Tập trung vào các vị trí công nghệ mà bạn sẽ phải lấp đầy. Một sự kiện lớn hơn có thể yêu cầu một nhóm công nghệ đầy đủ, bao gồm nhà sản xuất sự kiện ảo, kỹ sư âm thanh và nhà quay phim. Xem các tài nguyên của chúng tôi về cách xây dựng một nhóm sự kiện đa dạng và 8 câu hỏi bạn nên hỏi khi thuê nhân viên tổ chức sự kiện của mình. Sau đó, hãy khám phá 9 công cụ này giúp nhóm sự kiện của bạn luôn đồng bộ.
  • Đừng quên lập kế hoạch cho những nhu cầu đặc biệt. Hãy nhớ rằng một số người tham dự của bạn có thể yêu cầu các tiện nghi bổ sung, chẳng hạn như phiên dịch hoặc phụ đề chi tiết. Đảm bảo rằng bạn có các nguồn lực cần thiết để cung cấp sự kiện của mình cho các cá nhân ở mọi khả năng. Khám phá cách tạo sự kiện có thể truy cập với hướng dẫn EventChannel này.

2. Chuẩn bị thiết bị và địa điểm

  • Đảm bảo thiết bị bạn cần cho một sự kiện ảo. Ngoài một máy tính xách tay và kết nối internet đáng tin cậy, bạn cần đầu tư vào micro để người nói và người biểu diễn của bạn có thể nghe rõ ràng. Nói chuyện với kỹ sư âm thanh của bạn và sử dụng bất kỳ thiết bị âm thanh hiện có nào tại địa điểm của bạn để thiết kế một kế hoạch cho âm thanh sự kiện của bạn.
  • Nếu cần, hãy mua hoặc thuê thiết bị chiếu sáng để sự kiện của bạn có thể dễ dàng xem qua web. Đối với một sự kiện quy mô nhỏ, đèn vòng có thể giúp chiếu sáng đều lên loa để cải thiện tầm nhìn. Nếu bạn đang tổ chức tại một địa điểm lớn, hãy xem các tùy chọn ánh sáng để nâng cao diện mạo cho sự kiện của bạn qua internet.
  • Tìm máy ảnh chất lượng cao cho sự kiện ảo của bạn. Máy ảnh Pan-Tilt-Zoom, hoặc PTZ, rất dễ sử dụng và có thể được điều khiển từ xa, cho phép bạn xoay quanh phòng, thay đổi góc hoặc phóng to người nói hoặc người biểu diễn. Một máy ảnh gắn trên tường, được điều khiển từ xa là một tùy chọn khác cho phép bạn đưa ra các góc nhìn khác nhau về sự kiện trong suốt quá trình phát trực tiếp của mình.
  • Đánh giá thiết lập sân khấu của bạn. Cân nhắc xem nó sẽ trông như thế nào đối với khán giả trực tuyến bằng cách thiết lập máy ảnh của bạn và chạy một buổi diễn tập trước sự kiện của bạn. Nếu bạn đang tổ chức một sự kiện kết hợp, hãy cân nhắc xem người tham dự trực tiếp của bạn ngồi ở đâu và cách họ có thể di chuyển xung quanh mà không cản trở tầm nhìn của những người tham dự ảo.
  • Phân phát tài liệu bổ sung cho những người tham dự của bạn. Nếu những người tham dự của bạn cần tài liệu, chẳng hạn như vật dụng thủ công, để tham gia sự kiện của bạn hoặc đặt hàng các tiện ích bổ sung như áo thun, hãy gửi chúng khi có nhiều thời gian rảnh rỗi. Tìm hiểu lý do tại sao bạn nên xem xét các bộ dụng cụ hoặc tiện ích bổ sung để tăng doanh thu cho sự kiện của mình.

3. Chuẩn bị và phân phối kế hoạch trong ngày

  • Liên hệ với diễn giả của bạn trước sự kiện để đảm bảo họ có thông tin kỹ thuật cần thiết cho sự kiện. Điều này có thể bao gồm tên người dùng và mật khẩu để đăng nhập vào nền tảng sự kiện.
  • Thiết kế lịch trình cho sự kiện. Đảm bảo mọi người nói hoặc người biểu diễn biết khi nào họ đang bật. Bao gồm thời gian cuộc gọi để bạn có thể sắp xếp các diễn giả của mình và sẵn sàng hoạt động vào đúng thời điểm sự kiện.
  • Liên hệ với diễn giả và người biểu diễn để soạn thảo tiểu sử của họ, nếu cần. Bạn có thể chọn đưa thông tin này vào một chương trình ảo hoặc trên trang web sự kiện của mình. Bạn cũng có thể giới thiệu tiểu sử về diễn giả của mình trong suốt sự kiện. Dưới đây là một số mẹo viết tiểu sử diễn giả.
  • Chuẩn bị cho bất kỳ phiên hỏi đáp nào mà bạn có thể tổ chức. Hãy liên hệ với các diễn giả đã lên lịch để đảm bảo họ chuẩn bị trả lời các câu hỏi của người tham dự và cũng chuẩn bị cho việc tự trả lời một số câu hỏi đó.
  • Hãy đối mặt với nó: một số sự cố kỹ thuật dường như không thể tránh khỏi trong một sự kiện ảo. Tạo một kế hoạch dự phòng trong trường hợp có sự cố kỹ thuật. Bạn có thể giảm thiểu tác động của chúng nếu biết cách xử lý. Làm việc chặt chẽ với nhóm công nghệ của bạn để họ sẵn sàng đối phó với bất kỳ ngày thử thách nào. Kiểm tra thiết bị và phần mềm được chuyên gia chứng thực này khi lập kế hoạch công nghệ cho sự kiện của bạn để giảm thiểu khả năng xảy ra bất kỳ sự cố nào.

4. Kiểm tra mọi thứ

  • Tốc độ internet chậm là một lỗi thường gặp trong các sự kiện ảo. Kiểm tra tốc độ và kết nối internet của bạn trước sự kiện để khắc phục mọi khó khăn. Chạy kiểm tra tốc độ để xác nhận rằng tốc độ internet của bạn đủ nhanh để hỗ trợ công nghệ của bạn và phát trực tuyến.
  • Bật máy ảnh và đèn của bạn để xem thiết lập của bạn trông như thế nào với khán giả. Kiểm tra tất cả các góc máy và ánh sáng để xác nhận rằng sự kiện của bạn cũng hiển thị trên web.
  • Kiểm tra micrô để đảm bảo rằng âm thanh được phân phối không bị gián đoạn. Làm việc với nhóm kỹ thuật hoặc kỹ sư âm thanh của bạn để điều chỉnh mức âm thanh khi cần thiết nhằm đảm bảo người nói và người biểu diễn của bạn được nghe rõ ràng trong suốt sự kiện của bạn.
  • Diễn tập với loa từ xa và cả người biểu diễn nữa. Lên lịch thời gian để kiểm tra thiết lập của chúng để đảm bảo rằng chúng dễ nghe và ánh sáng và khung hình phù hợp.

5. Thêm các bước hoàn thiện vào ngày diễn ra sự kiện

  • Hãy tập hợp các diễn giả và nghệ sĩ biểu diễn của bạn để kiểm tra thiết bị lần cuối trước khi bạn phát trực tiếp. Hãy tìm ra bất kỳ điểm khó khăn nào với công nghệ và thiết bị tại thời điểm này.
  • Xem lại lịch trình sự kiện của bạn và cập nhật nhóm của bạn nếu có bất kỳ điều gì thay đổi. Đảm bảo rằng mọi người trong nhóm biết các dấu hiệu của họ để có một sự kiện liền mạch.
  • Kiểm tra kỹ xem thông tin đăng nhập và truy cập của người tham dự cho sự kiện có chính xác không để họ có thể phát trực tuyến sự kiện mà không gặp sự cố.

Với sự trợ giúp của danh sách kiểm tra sản xuất này, bạn sẽ có các giải pháp sự kiện ảo cần thiết để tổ chức thành công một sự kiện kết hợp hoặc ảo. Kiểm tra bài đăng trên blog này để biết các ý tưởng và nguồn cảm hứng cho sự kiện ảo. Sau đó, chuyển sang nền tảng lưu trữ ảo mạnh mẽ của EventChannel để thực hiện phần còn lại.

  • Bài viết này hữu ích không?
  • có không



Written by Phạm Minh Long

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

GIPHY App Key not set. Please check settings

Chiến lược Instagram tối ưu để tiếp thị sự kiện của bạn

Quản lý đám đông và tổ chức sự kiện bằng cách lên lịch cuộc hẹn trực tuyến