in

Mưa hoặc nắng: Cân nhắc thời tiết để lập kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời



Khi thời tiết ấm áp, mọi người thích đến các sự kiện ngoài trời. Cho dù đó là một buổi hòa nhạc trong công viên, một vở kịch trong giảng đường hay đơn giản là một bữa tiệc trên thuyền, nếu ứng dụng thời tiết của bạn hiển thị một tuần nắng, bạn có thể thu hút một lượng lớn đám đông đến sự kiện ngoài trời của mình.

Nhưng Mẹ thiên nhiên là một người bạn hay thay đổi, và nắng mùa hè có thể biến thành mưa như trút nước vào mùa hè nhanh hơn bạn có thể nói, “cho thuê lều”. Vì vậy, nếu bạn đang lên kế hoạch cho một buổi ăn chơi xa hoa ngoài trời, bạn sẽ muốn có một kế hoạch dự phòng trong trường hợp thời tiết quyết định không hợp tác. Chúng tôi có một số mẹo về những cân nhắc chính.

1. Lập kế hoạch

Đầu tiên, hãy chọn ngày của bạn một cách khôn ngoan. Mặc dù mùa xuân và mùa hè có thể có nhiều nắng và ấm áp, nhưng bạn nên xem xét các mối quan tâm về khu vực. Ở một số vùng của đất nước, côn trùng và các loài bọ khác có thể gây phiền toái. Kiểm tra thời điểm muỗi, ruồi đen và bọ ve hoạt động mạnh nhất trong khu vực và xem xét cung cấp bình xịt diệt muỗi hoặc sử dụng đèn đuổi bọ nếu cần thiết.

Kiểm tra các mô hình thời tiết lịch sử quá. Một sự kiện vào cuối mùa xuân ở Đông Bắc có thể bị đóng băng, trong khi các sự kiện ở Tây Nam có thể trở nên nguy hiểm khi trời nắng nóng mà không có đủ nước hoặc bóng râm. Mùa hè cũng là mùa bão của nhiều vùng Đông Nam Bộ. Bạn có thể lập kế hoạch cho những sự kiện này bằng cách thực hiện một số nghiên cứu và cập nhật dự báo thời tiết khi ngày diễn ra sự kiện của bạn gần đến.

Bạn cũng sẽ muốn nghĩ về bản chất của sự kiện của mình. Nó có thể được chuyển đến một ngày khác, hoặc đến một vị trí mới? Nó có thể được thay đổi thành một sự kiện ảo nếu cần thiết không? Mặc dù có thể dễ dàng di chuyển cuộc họp hàng tháng của câu lạc bộ sách của bạn từ bãi biển đến thư viện, nhưng việc tổ chức bữa tiệc khiêu vũ của bạn trên boong du thuyền có thể phức tạp hơn.

Bạn cũng nên đảm bảo thông báo cho những người tham gia sự kiện chính xác về chính sách thời tiết của bạn. Nếu đã có sẵn kế hoạch dự phòng, hãy cung cấp thông tin chi tiết. Nếu sự kiện của bạn đang diễn ra dù mưa hay nắng, hãy nói rõ điều đó để những người tham gia sự kiện có thể chuẩn bị. Các sự kiện như cuộc đua ngoài trời hoặc đi bộ đường dài theo nhóm thường tiếp tục diễn ra theo các loại thời tiết khác nhau, nhưng bạn muốn đảm bảo rằng những người tham dự của bạn biết trước – lý tưởng là khi họ mua vé của mình.

2. Sau đó, lập một kế hoạch khác

Thật thông minh khi có một địa điểm dự phòng cho bất kỳ sự kiện ngoài trời nào. Cân nhắc các địa điểm gần vị trí ban đầu của bạn. Nếu sự kiện của bạn được chuyển đến địa điểm mới do thời tiết, sẽ thuận tiện hơn cho cả người tham dự và nhân viên nếu họ không cần phải di chuyển xa (đặc biệt là khi thời tiết xấu). Hãy nghĩ về cách bạn sẽ thiết lập không gian dự phòng: người tham dự sẽ vào và ra như thế nào? Có chỗ ngồi không? Có nguồn điện cho loa, hệ thống âm thanh và thiết bị nghe nhìn không? Sẽ có thêm chi phí liên quan? Bạn có thể đưa ra quyết định thay đổi địa điểm dự phòng muộn đến mức nào trước khi nó không còn hoạt động?

Nếu mưa ảnh hưởng đến địa điểm tổ chức sự kiện của bạn, hãy nhớ cập nhật cho người mua vé xem liệu sự kiện của bạn có tiếp tục ở địa điểm ban đầu hay bạn định chuyển vào nhà. Các email trước sự kiện cập nhật cho khách về tình hình thời tiết cũng là cơ hội tốt để nhắc họ chuẩn bị tinh thần. Đề nghị họ mang theo áo khoác và ô che mưa, hoặc mũ rộng vành, kem chống nắng và uống nhiều nước nếu trời nắng gắt.

Nếu sự kiện của bạn trời mưa hay nắng, bạn có thể cân nhắc việc cung cấp áo poncho, mũ, kính râm, áo len hoặc ô để mua. Những điều này có thể mở ra doanh thu và cơ hội xây dựng thương hiệu mới tuyệt vời cho bạn và khách của bạn sẽ đánh giá cao cơ hội tự bảo vệ mình khỏi các yếu tố. Giữ cho khách cảm thấy thoải mái bằng những cử chỉ nhỏ cũng có thể đi một chặng đường dài – nếu thời tiết nắng nóng, bạn nên chuẩn bị sẵn nhiều nước, đặc biệt nếu sự kiện của bạn có các hoạt động tốn nhiều năng lượng. Nếu thời tiết trở nên chua, bạn có thể mang lại nụ cười bằng cách dùng đồ uống nóng như cà phê hoặc ca cao.

Tìm thuê lều tổ chức sự kiện ngoài trời, ô che nắng và đèn sưởi. Nếu không có địa điểm dự phòng, thay vào đó, lều có thể được dựng (khá) nhanh chóng mà vẫn bảo vệ khỏi mưa. Đèn sưởi luôn được đánh giá cao khi nhiệt độ giảm xuống, đặc biệt là đối với các sự kiện vào ban đêm. Nhưng đừng quên gió – bạn sẽ cần cố định lều, giấy tờ và đồ trang trí trước gió, nếu không sẽ có nguy cơ thổi bay chúng.

3. Cuối cùng, hãy lập thêm một kế hoạch nữa

Đôi khi thời tiết làm cho sự kiện của bạn không thể tiếp tục, ngay cả tại một địa điểm khác. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải có ngày dự phòng cho sự kiện của bạn hoặc chính sách hủy và hoàn tiền. Bao gồm thông tin này trong danh sách sự kiện của bạn để những người tham dự biết chính sách trước khi mua vé. Khi bạn đặt địa điểm, hãy xác định chính sách hủy địa điểm của bạn là gì trong trường hợp thời tiết và nếu có sẵn ngày dự phòng.

Hãy suy nghĩ về việc bạn sẽ hoàn lại tiền trong trường hợp hủy hoặc hoãn chuyến do thời tiết. Bạn cũng có thể xem xét cung cấp chuyển đăng ký, đơn giản là chuyển đăng ký của khách sang một ngày mới. Dù bạn quyết định theo chính sách nào, hãy nhớ nói rõ cho khách của bạn khi họ đăng ký hoặc lấy vé.

Vì vậy, hãy ra ngoài trời

Tổ chức các sự kiện ngoài trời là một cách tuyệt vời để tôn vinh thiên nhiên và tận hưởng không khí trong lành và ánh nắng ấm áp. Nhưng chúng ta không thể kiểm soát thời tiết, vì vậy tốt nhất hãy linh hoạt, nhanh nhẹn và chuẩn bị sẵn sàng.

Nếu kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời của bạn đã hình thành và sẵn sàng thực hiện, thì hãy cho mọi người biết về kế hoạch đó.

  • Bài viết này hữu ích không?
  • có không



Written by Phạm Minh Long

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

GIPHY App Key not set. Please check settings

Mẹo chính để tổ chức các sự kiện cộng đồng vào năm 2021

Nghiên cứu điển hình: Các buổi hòa nhạc Pod có được thiết lập để trở thành xu hướng lớn tiếp theo trong nhạc sống không?